Soluzione realizzata da Soluzioni e Management Network
Settore: Multisettore
Funzione: Logistica
Esigenza
Per un nostro cliente operante nel settore delle spedizioni doganali, la gestione delle pratiche risultava particolarmente complessa a causa dell’elevato volume e della forte eterogeneità dei documenti coinvolti.
Le informazioni necessarie venivano recuperate da documenti provenienti da diversi interlocutori internazionali, come HBL, AWB, packing list e polizze assicurative, spesso ricevuti come scansioni di qualità non ottimale, e inserite manualmente all’interno del gestionale. Questo comportava rallentamenti operativi, elevato rischio di errori e difficoltà nella gestione delle attività.
A completamento delle operazioni di sdoganamento, tutta la documentazione veniva archiviata in formato cartaceo all’interno di fascicoli fisici, con impatti negativi sulla consultazione e sulla gestione degli archivi.
L’obiettivo era avviare un percorso di dematerializzazione, automatizzando l’acquisizione e la gestione delle informazioni per ridurre il data entry manuale, aumentare l’efficienza operativa e rendere le pratiche doganali facilmente accessibili e consultabili.
Realizzazione
La soluzione realizzata con ARXivar Document & Workflow Platform, integrata con i servizi di Intelligenza Artificiale di Microsoft Azure, ha consentito di digitalizzare e automatizzare l’intero processo di gestione delle pratiche doganali.
Sono stati configurati modelli specifici per il riconoscimento e l’estrazione automatica delle informazioni dai documenti, anche non strutturati, provenienti dai diversi attori del processo. A supporto della gestione dei documenti standard, come quelli provenienti da enti istituzionali o generati dal gestionale, è stata utilizzata la funzionalità Spool Recognition Pro.
Le informazioni estratte alimentano automaticamente i workflow di ARXivar, che gestiscono l’apertura delle pratiche e la compilazione guidata dei dati, riducendo drasticamente la necessità di inserimenti manuali. Gli operatori intervengono solo per verificare la correttezza delle informazioni o integrare eventuali dati mancanti.
La soluzione consente inoltre la generazione automatica di report e stampe personalizzate, a supporto sia delle attività operative sia delle esigenze di rendicontazione.
Tutta la documentazione viene automaticamente associata alla pratica di riferimento e organizzata in fascicoli digitali. Questo ha permesso di centralizzare le informazioni in un archivio unico, facilmente consultabile attraverso strumenti di ricerca e viste personalizzate, e completamente integrato con i sistemi di posta elettronica aziendali per l’acquisizione diretta dei documenti in formato digitale.
Risultati
L’introduzione della soluzione ha trasformato in modo significativo la gestione delle pratiche doganali, migliorando efficienza, controllo e qualità del servizio.
Benefici ottenuti:
- Drastica riduzione delle attività di data entry grazie all’estrazione automatica dei dati dai documenti.
- Riduzione dei tempi di apertura e gestione delle pratiche.
- Minimizzazione degli errori operativi grazie ai processi automatizzati e guidati.
- Eliminazione della gestione cartacea e semplificazione del flusso documentale.
- Acquisizione automatica dei documenti dai sistemi di posta elettronica senza necessità di stampa.
- Centralizzazione delle informazioni in un archivio digitale unico e facilmente accessibile.
- Maggiore rapidità nella consultazione di documenti e dati operativi.
- Miglioramento del monitoraggio in tempo reale dello stato delle spedizioni e delle pratiche.
- Maggiore visibilità sulla redditività delle singole operazioni.
- Incremento del livello di servizio offerto ai clienti grazie alla disponibilità immediata delle informazioni.
Soluzioni e Management Network
Da oltre vent’anni Soluzioni e Management Network srl affianca aziende e professionisti nel percorso di crescita e innovazione digitale, offrendo soluzioni software, consulenza specializzata e servizi IT su misura. Il nostro obiettivo è trasformare la tecnologia in uno strumento concreto per migliorare efficienza, organizzazione e competitività.
Grazie a un approccio consulenziale, analizziamo le esigenze di ogni cliente e individuiamo le soluzioni più adatte per ottimizzare i processi aziendali e supportare lo sviluppo del business. Operiamo in ambiti che spaziano dai sistemi gestionali alla gestione documentale, dalla consulenza privacy alle infrastrutture hardware e software, fino alle soluzioni per la comunicazione e il lavoro in mobilità.
L’esperienza maturata nel tempo e la competenza del nostro team ci consentono di offrire un supporto affidabile e qualificato, accompagnando ogni azienda nel proprio percorso di trasformazione digitale con professionalità, innovazione e attenzione ai risultati.
