Soluzione realizzata da CHC
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
La Pubblica Amministrazione riceve quotidianamente un elevato volume di comunicazioni e documenti attraverso canali eterogenei (posta cartacea, email, PEC, portali telematici). Gestire questo flusso richiede un dispendio considerevole di tempo e risorse, esponendo l’ente a colli di bottiglia operativi e rischi di smarrimento o ritardi.
Le sfide principali identificate per l’ente erano:
- Abbattersi del carico di lavoro manuale (Data Entry): ridurre il tempo speso dal personale nella lettura e digitazione manuale dei dati essenziali per ogni documento in ingresso.
- Eliminazione del passaggio fisico: convertire tempestivamente ogni comunicazione cartacea in un formato digitale conforme.
- Garantire la tracciabilità totale (Audit Trail): ottenere una visibilità completa dell’intera filiera documentale, dalla ricezione fino alla presa in carico dell’ufficio preposto, tracciando chi ha fatto cosa e quando.
- Classificazione e Fascicolazione: assicurare l’associazione corretta e automatica dei documenti alle pratiche esistenti, evitando errori di smistamento.
Realizzazione
È stata implementata una nuova architettura che prevede l’utilizzo integrato con moduli di Intelligenza Artificiale semantica. La soluzione automatizza l’intero ciclo di Ingestion, profilazione e smistamento della posta in entrata.
Il Processo TO-BE articolato in Fasi
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Fase del Processo |
Descrizione delle Attività |
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1. Ricezione e digitalizzazione |
La posta arriva in formato cartaceo o digitale. I documenti cartacei vengono immediatamente scansionati e caricati massivamente nel sistema ARXivar Next. |
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2. Profilazione assistita da AI |
Il motore di AI analizza il contenuto dei documenti (PDF, Word, immagini OCR) e pre-compila automaticamente fino all’80% della maschera standardizzata. |
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3. Classificazione automatica |
In base ai metadati estratti e validati, il sistema assegna il documento alla corretta cartella digitale e lo associa alle relative pratiche (Fascicolazione Automatica). |
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4. Postalizzazione e notifica |
Il documento viene instradato verso l’ufficio competente e i responsabili ricevono una notifica automatica sulla propria dashboard. |
La Maschera di Profilazione “Intelligente”
L’Intelligenza Artificiale interviene supportando l’operatore senza sostituirsi al giudizio umano. All’arrivo del documento, i campi fondamentali vengono pre-valorizzati:
- Dati Anagrafici: Mittente, Data Ricezione, Oggetto (descrizione sintetica).
- Dati di Routing: Tipologia (Interna/Esterna), Ufficio Competente.
- Dati di Gestione: Note, Data Scadenza, Priorità, Stato Avanzamento.
L’operatore trova la maschera pre-compilata e deve unicamente procedere alla validazione visiva e formale dei dati.
Logica del Workflow Digitale
- FASE 1: ingestion e validazione (Segreteria): L’operatore di segreteria valida i dati dell’AI. Se il destinatario è un ente ESTERNO, il sistema invia il documento e il processo termina. Se è INTERNO, si attiva il Ciclo di Approvazione.
- FASE 2: il “Ciclo di Controllo” (Doppio Vaglio):
- Task Operatore (Filtro): il verificatore controlla la conformità del documento e appone la “vistatura digitale” inoltrando al Segretario.
- Task Segretario Comunale (Decisione): il Segretario esamina il contenuto, inserisce eventuali “Note Direzionali” (es. “Trattare con urgenza”) e rimanda alla Segreteria.
- Task Operatore (Smistamento Finale): la Segreteria visualizza le note direzionali ed esegue lo smistamento definitivo verso l’ufficio specifico tramite menu a tendina.
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FASE 3: Presa in Carico: il Capo Ufficio riceve il documento sulla propria scrivania digitale ARXivar, pronto per l’assegnazione operativa.
Risultati
Grazie alla sinergia tra ARXivar e i servizi di Intelligenza Artificiale, sono stati ottenuti benefici immediati:
- Efficienza operativa: eliminazione totale dei tempi legati al trasporto fisico dei documenti e delle attese sulle scrivanie. La disponibilità del dato è istantanea per tutti gli attori abilitati.
- Qualità del dato: l’automazione della lettura tramite AI riduce drasticamente gli errori manuali di battitura (Data Entry), garantendo una profilazione standardizzata e facilmente ricercabile.
- Sicurezza e governance (Tracciabilità): zero rischi di smarrimento dei documenti. Il Segretario Comunale mantiene il pieno controllo decisionale e ispettivo sui flussi interni, potendo operare agevolmente anche da remoto.
- Monitoraggio costante: possibilità di estrarre KPI e statistiche dettagliate sui volumi di posta in ingresso per singolo ufficio e sui tempi medi di evasione delle pratiche, favorendo il miglioramento continuo.
CHC
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Non siamo solo implementatori di tecnologie: siamo alleati strategici. Accompagniamo le imprese nel ridisegnare i propri flussi operativi, mappando le esigenze reali, traducendole in soluzioni digitali su misura e integrando il tutto in modo fluido e scalabile grazie ad ARXivar Next.
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