Soluzione realizzata da Sviluppo Ufficio
Settore: Multisettore
Funzione: Logistica
Esigenza
Per un’azienda operante nel settore dell’Office Automation e dell’assistenza tecnica (es. per fotocopiatrici), la gestione delle pratiche di garanzia (RMA) rappresentava un processo complesso che coinvolgeva molteplici attori: fornitori, magazzino, amministrazione e tecnici sul campo.
La mancanza di una visione condivisa sullo stato delle pratiche generava ritardi, interventi a vuoto, continui scambi di email e telefonate, oltre a difficoltà nel coordinamento delle attività tra i diversi reparti.
L’esigenza era quella di introdurre un sistema in grado di garantire la tracciabilità completa delle richieste e una gestione automatica delle pratiche di garanzia e delle relativa informazioni. L’obiettivo era eliminare i “buchi informativi” tra l’apertura della pratica, sul portale del fornitore esterno, e l’effettiva disponibilità del ricambio necessario per l’intervento tecnico, consentendo a tutte le figure coinvolte di monitorare il processo in tempo reale ed evitare continui controlli o solleciti.
Realizzazione
La soluzione realizzata con ARXivar Document & Workflow Platform ha permesso di digitalizzare e automatizzare l’intero processo di gestione delle pratiche RMA, trasformando un’operazione manuale in un workflow digitale integrato e fluido.
Integrazione e profilazione Immediata
Ogni nuova pratica aperta sul portale del fornitore genera automaticamente un profilo documentale all’interno di ARXivar Document & Workflow Platform. Il profilo diventa il punto di riferimento unico per tutte le informazioni e i documenti associati alla richiesta. In questo modo ogni pratica viene immediatamente censita e resa disponibile ai reparti interessati.
Gestione DDT e notifiche automatiche
Quando il ricambio arriva in azienda, il documento di trasporto (DDT) viene acquisito e associato alla relativa pratica RMA. Questa operazione attiva automaticamente l’invio di notifiche via email ai reparti Amministrazione e Assistenza. Tale messaggio riporta il DDT digitale e il relativo allegato cartaceo scansionato, eliminando così la necessità di passaggi manuali di documenti.
Sincronizzazione Operativa
L’amministrazione può gestire tempestivamente gli adempimenti documentali. Il reparto assistenza invece viene informato in tempo reale della disponibilità del ricambio e può pianificare rapidamente l’intervento tecnico, senza attività di verifica o sollecito manuale.
Risultati
L’adozione della soluzione ha migliorato significativamente la gestione delle pratiche di garanzia e ottimizzato l’intera catena del valore dell’assistenza post-vendita, rendendo il processo più efficiente, controllato e collaborativo.
I principali benefici ottenuti dall’azienda cliente sono stati:
- Tracciabilità completa delle pratiche RMA lungo tutto il ciclo di gestione, eliminando email, telefonate e attività manuali per verificare lo stato delle richieste.
- Maggiore coordinamento e condivisione delle informazioni tra fornitore, magazzino, amministrazione e assistenza tecnica, riducendo i tempi di gestione e delle attività a basso valore aggiunto.
- Riduzione dei tempi di fermo macchina grazie alla tempestiva comunicazione dell’arrivo dei ricambi.
- Maggiore controllo documentale e organizzativo delle pratiche di garanzia tra magazzino e amministrazione.
- Interventi più rapidi e miglioramento del livello di servizio offerto al cliente finale.
Sviluppo Ufficio
Da oltre trent'anni Sviluppo Ufficio S.r.l. è il punto di riferimento per la vendita, il noleggio e l'assistenza tecnica specializzata di fotocopiatrici e sistemi di stampa multifunzione. Come Kyocera Excellence Point e partner ARXivar, uniamo l'efficienza dei migliori dispositivi hardware alle potenzialità del software di Document & Workflow Management. Il nostro obiettivo è trasformare il parco stampanti e la gestione dei documenti in un ecosistema digitale fluido, economico e privo di sprechi.
