Soluzione realizzata da Data Proget
Settore: Multisettore
Funzione: Vendite
Esigenza
Il cliente aveva la necessità di digitalizzare e rendere più efficiente la gestione degli ordini generati dal gestionale e da sottoporre alla firma del cliente finale.
L’obiettivo era adottare una soluzione semplice, dotata di firma con validità legale, che fosse in grado di gestire l’elevato numero di punti vendita coinvolti.
Era quindi necessario distribuire automaticamente i documenti al negozio corretto, consentire l’acquisizione della firma direttamente in cassa o in magazzino e archiviare la copia firmata collegandola al relativo preventivo già presente nel sistema documentale.
Realizzazione
La soluzione è stata implementata tramite ARXivar Document & Workflow Platform, configurando un flusso che consente di completare l’intero ciclo della copia commissione, dalla generazione nel gestionale fino alla firma e all’archiviazione definitiva.
Le copie commissioni vengono generate dal gestionale e rese disponibili per la firma del cliente finale.
I documenti vengono esportati in una cartella monitorata sul server centrale. Da qui, tramite il tool FolderBiometricSign, vengono presentati direttamente su tavoletta grafometrica, consentendo al cliente di apporre una prima firma direttamente in cassa.
Considerato l’elevato numero di punti vendita, il nome del file PDF contiene già il codice del magazzino di riferimento. In questo modo ogni postazione è in grado di importare e gestire esclusivamente le copie commissioni di propria competenza.
Una volta firmati, i documenti vengono esportati in una seconda cartella del server e importati in ARXivar tramite SpoolRec. Successivamente, un workflow dedicato provvede a collegare automaticamente la copia commissione al relativo preventivo già presente nel sistema documentale.
Nel caso in cui la copia commissione preveda il ritiro della merce direttamente da parte del cliente, il documento viene reso disponibile anche su un tablet presente in magazzino. Su questo dispositivo è stata sviluppata un’app dedicata che, tramite collegamento diretto ad ARXivar via API, consente di acquisire la firma, apportare eventuali modifiche al profilo documentale e caricare nuovamente il documento firmato in ARXivar.
Risultati
La soluzione consente di automatizzare la gestione delle copie commissioni, riducendo le attività manuali e semplificando la distribuzione dei documenti tra i diversi punti vendita.
Ogni negozio lavora solo sulle pratiche di propria competenza, mentre le copie firmate vengono archiviate e collegate automaticamente al preventivo corretto.
Il processo risulta più veloce, tracciabile e controllato. Dalla firma in cassa fino all’eventuale ritiro in magazzino, il documento segue un flusso digitale integrato che permette di completare il ciclo operativo in modo più sicuro ed efficiente.
Data Proget
Data Proget è una società IT, Silver Partner di ARXivar, che si distingue per l’offerta di soluzioni software di elevata qualità integrate da servizi di consulenza altamente qualificati, con l’obiettivo di supportare le aziende nel miglioramento continuo dell’efficienza e dell’efficacia dei propri processi.
L’azienda ha sviluppato nel tempo competenze specialistiche nell’ambito di
- Gestione documentale;
- Gestione dei processi aziendali (Business Process Management – BPM);
- Conservazione sostitutiva;
-Gestione di processi con l’evolutiva di AI
proponendo soluzioni evolute per la gestione elettronica dei documenti, l’automazione dei workflow e il process management.
Grazie alla pluriennale esperienza maturata e al consolidato know-how tecnologico, Data Proget si propone come partner affidabile e strategico per tutte le aziende che desiderano migliorare l’organizzazione interna, ottimizzare i processi e cogliere nuove opportunità di efficienza attraverso soluzioni digitali evolute.
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