Soluzione realizzata da Data Proget
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L’azienda cliente aveva la necessità di gestire un processo strutturato di approvazione e firma dei documenti in formato PDF.
Il processo esistente risultava frammentato, poco tracciato e fortemente basato su attività manuali e scambi via e-mail, con conseguenti rallentamenti operativi e rischio di errori.
In particolare, era richiesto di:
- garantire un iter approvativo formalizzato prima della firma;
- gestire diverse tipologie di firma elettronica, tra cui FES (Firma Elettronica Semplice) e FEA (Firma Elettronica Avanzata);
- assicurare la tracciabilità completa delle attività svolte sui documenti;
- ridurre i tempi e le inefficienze legate a processi manuali o non standardizzati.
L’obiettivo era quindi introdurre una soluzione per la digitalizzazione dei processi approvativi, in grado di orchestrare in modo automatico e sicuro l’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione fino alla firma finale.
Realizzazione
La soluzione è stata implementata tramite ARXivar Document & Workflow Platform, configurando workflow dedicati e interfacce specifiche per la gestione delle diverse tipologie di firma.
Sono state create due maschere dedicate: una per la gestione dei documenti da firmare con FES e una per i documenti da firmare con FEA.
- Gestione documenti con firma FES
La compilazione della maschera prevede l’inserimento iniziale dei dati del documento. Successivamente vengono inserite le informazioni legate alla firma, tra cui il destinatario del documento, la tipologia di firma richiesta e l’eventuale responsabile dell’approvazione, nel caso in cui sia necessario un passaggio approvativo prima della firma.
È presente il flag “Non controllare le firme, garantisco che vengono apposte correttamente”, che consente di bypassare i controlli automatici sul processo di firma. L’attivazione di tale opzione implica che l’utente si assume la responsabilità della corretta apposizione delle firme, anche in assenza delle verifiche standard previste dal sistema.
È stata inoltre prevista la possibilità di firmare il documento su tutte le pagine, specificando la posizione in cui inserire la firma, oltre alla possibilità di aggiungere eventuali note.
Al termine della compilazione, viene avviato un workflow che gestisce automaticamente il flusso del documento: approvazione (se prevista), invio al firmatario e successivo rientro del documento, sia in caso di firma che di mancata firma, così da concludere il processo.
È stata inoltre prevista la possibilità di firmare il documento su tutte le pagine, specificando la posizione in cui inserire la firma, oltre alla possibilità di aggiungere eventuali note.
Al termine della compilazione, viene avviato un workflow che gestisce automaticamente il flusso del documento: approvazione (se prevista), invio al firmatario e successivo rientro del documento, sia in caso di firma che di mancata firma, così da concludere il processo.
- Gestione documenti con firma FEA
Per la Firma Elettronica Avanzata è stata configurata una maschera dedicata con inserimento di mittente, destinatario e dati del documento, responsabile della firma e eventuale responsabile dell’approvazione.
Dopo l’eventuale approvazione, il workflow associato invia automaticamente una mail al firmatario contenente il link per l’accesso al portale Innovation Hub.
Il firmatario accede al portale e appone la firma tramite OTP. Una volta firmato, il documento rientra automaticamente in ARXivar, garantendo la chiusura del processo.
Infine, sono state create due viste specifiche per monitorare i documenti firmati in FES e in FEA. Per entrambe le tipologie è possibile visualizzare lo stato del documento: da inviare, firmato e non firmato. Questo consente un controllo immediato e centralizzato sull’avanzamento dei processi approvativi.
Risultati
L’introduzione della soluzione di digitalizzazione dei processi approvativi ha trasformato un lavoro manuale e frammentato in un flusso completamente automatizzato e tracciato end-to-end.
Per quanto riguarda la FES, il sistema consente di apporre automaticamente un timbro sul documento PDF, evitando il flusso manuale di stampa, apposizione del timbro fisico, scansione e rinvio del documento tramite e-mail.
Per la FEA invece, il firmatario può apporre la firma direttamente dal portale tramite OTP, senza la necessità di utilizzare una smart card. Questo ha reso il processo più semplice, rapido e accessibile anche per utenti esterni all’organizzazione.
In particolare, i principali benefici sono stati:
- riduzione significativa dei tempi di approvazione e firma dei documenti;
- completa tracciabilità del ciclo di vita dei documenti;
- controllo puntuale dello stato dei documenti;
- eliminazione di attività manuali e ripetitive;
- riduzione dell’utilizzo della carta e delle comunicazioni via e-mail;
- gestione centralizzata e sicura dei documenti firmati.
Il cliente ha così ottenuto un processo più efficiente, veloce e conforme, migliorando significativamente l’operatività interna.
Data Proget
Data Proget è una società IT, Silver Partner di ARXivar, che si distingue per l’offerta di soluzioni software di elevata qualità integrate da servizi di consulenza altamente qualificati, con l’obiettivo di supportare le aziende nel miglioramento continuo dell’efficienza e dell’efficacia dei propri processi.
L’azienda ha sviluppato nel tempo competenze specialistiche nell’ambito di
- Gestione documentale;
- Gestione dei processi aziendali (Business Process Management – BPM);
- Conservazione sostitutiva;
-Gestione di processi con l’evolutiva di AI
proponendo soluzioni evolute per la gestione elettronica dei documenti, l’automazione dei workflow e il process management.
Grazie alla pluriennale esperienza maturata e al consolidato know-how tecnologico, Data Proget si propone come partner affidabile e strategico per tutte le aziende che desiderano migliorare l’organizzazione interna, ottimizzare i processi e cogliere nuove opportunità di efficienza attraverso soluzioni digitali evolute.
- Chiama Ora 335-1218162
