Soluzione realizzata da Data Proget
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il cliente, con numerosi punti vendita distribuiti in più regioni d’Italia, aveva la necessità di introdurre una soluzione in grado di acquisire, leggere e archiviare automaticamente i DDT a partire da una scansione.
All’arrivo della fattura, il sistema doveva inoltre associare il DDT alla relativa fattura, verificando importi, costi totali e metodo di pagamento, segnalando inoltre eventuali incongruenze.
Realizzazione
I DDT ricevuti dai diversi punti vendita vengono scansionati e caricati in una cartella condivisa. Successivamente viene avviato un applicativo web, che richiama la cartella contenente i DDT inseriti. Il documento viene quindi archiviato in ARXivar Document & Workflow Platform, valorizzando i principali dati di profilo, come numero DDT, fornitore ed eventuali ordini collegati.
Per alcuni fornitori è stato implementato un riconoscimento automatico basato su intelligenza artificiale: la soluzione identifica il fornitore e applica il modello di acquisizione dati più appropriato, importando in ARXivar le informazioni richieste.
All’arrivo della fattura tramite il servizio ARXivar Invoice, il documento viene archiviato in ARXivar. I dati vengono acquisiti direttamente dal file XML della fattura e successivamente trasmessi al sistema gestionale.
All’interno del gestionale, le informazioni vengono normalizzate sulla base delle anagrafiche presenti.
A questo punto viene eseguito un controllo incrociato tra DDT e fatture, con l’obiettivo di verificare la correttezza di prezzi, costi totali e tipologia di pagamento. L’esito del controllo viene trasmesso tramite Web API e utilizzato per aggiornare i profili documentali in ARXivar.
L’aggiornamento dei profili attiva un workflow che analizza gli esiti precedentemente impostati. In base alla tipologia di esito, il sistema genera un file che consente la registrazione automatica nel gestionale contabile. In presenza di errori, la fattura viene classificata in base alla natura dell’anomalia rilevata.
Parallelamente, una procedura dedicata mantiene allineati i dati tra il gestionale contabile e ARXivar.
Risultati
L’implementazione di questa soluzione per la gestione automatica di DDT e fatture ha permesso all’azienda cliente di ottimizzare la gestione dei numerosi documenti e dati ricevuti quotidianamente.
Tra i principali benefici, la soluzione:
- elimina la necessità di registrare manuale i dati dei DDT;
- collega automaticamente DDT e fatture;
- riduce le attività ripetitive e il carico di lavoro dell’amministrazione;
- permette di intervenire tempestivamente in caso di anomalie, segnalando errori o incongruenze.
Data Proget
Data Proget è una società IT, Silver Partner di ARXivar, che si distingue per l’offerta di soluzioni software di elevata qualità integrate da servizi di consulenza altamente qualificati, con l’obiettivo di supportare le aziende nel miglioramento continuo dell’efficienza e dell’efficacia dei propri processi.
L’azienda ha sviluppato nel tempo competenze specialistiche nell’ambito di
- Gestione documentale;
- Gestione dei processi aziendali (Business Process Management – BPM);
- Conservazione sostitutiva;
-Gestione di processi con l’evolutiva di AI
proponendo soluzioni evolute per la gestione elettronica dei documenti, l’automazione dei workflow e il process management.
Grazie alla pluriennale esperienza maturata e al consolidato know-how tecnologico, Data Proget si propone come partner affidabile e strategico per tutte le aziende che desiderano migliorare l’organizzazione interna, ottimizzare i processi e cogliere nuove opportunità di efficienza attraverso soluzioni digitali evolute.
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