Soluzione realizzata da Talea Consulting
Settore: Servizi
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L’azienda opera nel settore dei servizi di gestione ambientale e svolge attività di analisi di laboratorio, che richiedono la gestione puntuale e continuativa di documentazione tecnica, referti e risultati da condividere con i clienti. Con la crescita del numero di clienti, anche il volume dei documenti è aumentato. I processi di distribuzione, consultazione e archiviazione sono diventati più complessi e difficili da gestire in modo efficiente.
In questo scenario, la gestione manuale rischiava di rallentare le attività, aumentare il carico di lavoro dell’ufficio back office e rendere meno immediato l’accesso alle informazioni.
Per migliorare la gestione documentale e rendere più efficienti le attività di condivisione, è emersa la necessità di implementare un portale dedicato alla consultazione documentale. L’obiettivo era semplificare i processi di invio, ricezione e accesso ai documenti, offrendo ai clienti uno strumento semplice e autonomo per consultare analisi e contenuti tecnici, riducendo tempi di attesa e migliorando lo scambio informativo.
Realizzazione
Le esigenze del cliente sono state soddisfatte grazie all’implementazione di ARXivar Document & Workflow Platform, che ha permesso di realizzare un portale smart dedicato alla consultazione di documenti tecnici e analisi. La soluzione consente di centralizzare i contenuti, strutturare l’organizzazione documentale e offrire ai clienti un accesso riservato, immediato e controllato.
Il progetto ha introdotto un sistema di archiviazione strutturato, che garantisce ordine, tracciabilità e una reperibilità più efficiente delle informazioni. La catalogazione automatica nei fascicoli documentali consente un’organizzazione coerente, riducendo il lavoro manuale e velocizzando la consultazione.
Inoltre, l’accesso al portale avviene tramite credenziali personalizzate e codice univoco, così che ogni cliente possa visualizzare esclusivamente la propria documentazione, in piena autonomia e nel rispetto dei requisiti di sicurezza e riservatezza.
Risultati
L’introduzione del portale documentale con ARXivar Document & Workflow Platform ha migliorato in modo significativo la gestione delle analisi e della documentazione, rendendo l’intero processo più veloce, ordinato e sostenibile. I benefici hanno avuto un impatto sia sull’operatività interna sia sull’esperienza dei clienti, che dispongono di un accesso più immediato e intuitivo alle informazioni.
Dal punto di vista operativo, la soluzione ha ridotto sensibilmente i tempi di gestione e distribuzione dei documenti di laboratorio. La digitalizzazione dei processi ha favorito un flusso documentale più efficiente, mentre la centralizzazione dei contenuti nel portale ha limitato quasi del tutto lo scambio di informazioni via e-mail, contribuendo a una gestione più ordinata e continuativa.
Anche l’esperienza dei clienti è migliorata: ora possono consultare in autonomia risultati e documentazione da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, senza ricorrere al supporto dell’ufficio back office. Questo ha reso più rapido l’accesso alle informazioni e ha ridotto notevolmente le richieste di assistenza.
I risultati quantitativi confermano il valore del progetto:
- 70% di riduzione dei tempi di gestione e distribuzione dei documenti;
- 90% di riduzione delle comunicazioni manuali via e-mail;
- 85% di riduzione dei documenti stampati, grazie alla digitalizzazione completa del flusso in ottica paperless.
Il repository unico e sempre accessibile ha migliorato la tracciabilità e la reperibilità delle informazioni, con benefici concreti in termini di organizzazione interna, qualità del servizio ed efficienza complessiva.
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 15 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.
