Soluzione realizzata da Sviluppo Ufficio
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza
Per un nostro cliente operante nel settore dell’assistenza tecnica, era fondamentale ridurre il tempo che intercorre tra l’individuazione di un guasto e la disponibilità del ricambio necessario al ripristino dell’apparecchiatura.
Il processo era caratterizzato da attività manuali che coinvolgevano tecnici sul campo, work controller, magazzino e ufficio acquisti, con conseguenti rallentamenti, errori di trascrizione dei dati e difficoltà nel monitoraggio dello stato delle richieste.
L’obiettivo era creare un flusso integrato e automatizzato che consentisse una gestione digitalizzata del fabbisogno ricambi in modo rapido, accurato e completamente tracciabile, mettendo in comunicazione diretta tutte le funzioni coinvolte.
Realizzazione
La soluzione realizzata con ARXivar Document & Workflow Platform ha permesso di digitalizzare e automatizzare l’intero processo di gestione del fabbisogno ricambi, integrandosi direttamente con il database del gestionale aziendale.
Il processo prende avvio dal rapporto tecnico compilato a seguito dell’intervento. Attraverso una maschera dedicata, vengono inseriti il codice del ricambio e il numero dell’attività; ARXivar recupera automaticamente tutte le informazioni correlate, come dati del cliente, matricola della macchina, contratto e altre informazioni tecniche, eliminando la necessità di inserimenti manuali.
L’inserimento della richiesta genera automaticamente un workflow che coinvolge il Responsabile Ordini per la verifica della disponibilità del materiale.
In base all’esito della verifica, il sistema gestisce i passaggi successivi:
- disponibilità immediata del ricambio a magazzino e avvio delle attività di prelievo;
- gestione automatizzata dell’ordine al fornitore in caso di indisponibilità;
- notifiche automatiche ai reparti coinvolti sullo stato della richiesta;
- identificazione preventiva del ricambio per cliente e apparecchiatura già al momento dell’arrivo della merce.
Grazie all’automazione del processo e alla condivisione immediata delle informazioni, tutte le funzioni aziendali coinvolte possono operare su dati aggiornati e coerenti, migliorando l’efficienza complessiva del servizio.
Risultati
L’introduzione del nuovo processo ha consentito di migliorare significativamente la gestione dei ricambi, aumentando la velocità operativa e la qualità del servizio offerto ai clienti.
Benefici ottenuti:
- Eliminazione degli errori di data-entry grazie all’integrazione diretta con il gestionale.
- Riduzione dei tempi di gestione delle richieste di ricambi.
- Maggiore velocità nel ripristino delle apparecchiature e riduzione dei fermi macchina.
- Tracciabilità completa dell’intero processo di approvvigionamento.
- Aggiornamenti automatici sullo stato delle richieste senza necessità di solleciti manuali.
- Migliore coordinamento tra assistenza tecnica, magazzino e ufficio acquisti.
- Semplificazione delle attività logistiche grazie all’identificazione preventiva dei ricambi.
- Maggiore accuratezza nella pianificazione degli interventi tecnici.
Sviluppo Ufficio
Da oltre trent'anni Sviluppo Ufficio S.r.l. è il punto di riferimento per la vendita, il noleggio e l'assistenza tecnica specializzata di fotocopiatrici e sistemi di stampa multifunzione. Come Kyocera Excellence Point e partner ARXivar, uniamo l'efficienza dei migliori dispositivi hardware alle potenzialità del software di Document & Workflow Management. Il nostro obiettivo è trasformare il parco stampanti e la gestione dei documenti in un ecosistema digitale fluido, economico e privo di sprechi.
