Soluzione realizzata da Data Proget
Settore: Multisettore
Funzione: Logistica
Esigenza
Un’azienda operante nel settore delle macchine movimento terra aveva la necessità di digitalizzare la gestione delle manutenzioni programmate del proprio parco macchine.
L’obiettivo era disporre di una soluzione in grado di pianificare gli interventi di manutenzione e di archiviare in modo strutturato la relativa documentazione, permettendo ai tecnici di compilare le schede direttamente sul campo e ai clienti finali di consultare in autonomia lo storico e le informazioni relative al mezzo tramite QR code.
Era necessario introdurre un processo digitale capace di ridurre l’utilizzo della documentazione cartacea, migliorare la qualità dei dati raccolti e garantire una tracciabilità completa degli interventi eseguiti.
Realizzazione
La realizzazione ha previsto la configurazione di un processo digitale in ARXivar Document & Workflow Platform per la completa gestione delle manutenzioni programmate delle macchine. La soluzione si è concretizzata attraverso la creazione di una scheda di manutenzione programmata, utilizzabile direttamente dal meccanico da smartphone, tablet o PC.
Come prima informazione all’interno della scheda, il meccanico trova la scelta del tagliando da eseguire, basata sulle ore di lavoro della macchina.
La realizzazione ha previsto la configurazione di un processo digitale in ARXivar Document & Workflow Platform per la completa gestione delle manutenzioni programmate delle macchine. La soluzione si è concretizzata attraverso la creazione di una scheda di manutenzione programmata, utilizzabile direttamente dal meccanico da smartphone, tablet o PC.
Come prima informazione all’interno della scheda, il meccanico trova la scelta del tagliando da eseguire, basata sulle ore di lavoro della macchina.
Successivamente vengono inseriti tutti i dati identificativi del mezzo. In base alla tipologia di macchina selezionata, il sistema rende disponibili solo i campi e le sezioni pertinenti, guidando l’operatore nella compilazione ed evitando l’inserimento di informazioni non necessarie. Alcuni campi sono stati configurati come obbligatori, così da garantire la completezza dei dati raccolti e una corretta tracciabilità dell’intervento.
I dati relativi all’operatore che effettua la manutenzione vengono invece valorizzati automaticamente con l’utente ARXivar in uso, riducendo ulteriormente le attività manuali.
La scheda è stata strutturata in sezioni attivabili tramite campi impostati su ON.
Selezionando le diversi voci, si aprono maschere dedicate e differenziate per argomento, nelle quali il meccanico può inserire le informazioni relative ai controlli effettuati. Nei combo box predisposti, l’operatore può indicare V per un giudizio soddisfacente, X per un giudizio non soddisfacente e (X) nel caso in cui siano state apportate correzioni.
Nel caso in cui venga selezionato un giudizio non soddisfacente o una correzione apportata, il sistema mostra automaticamente un campo note sotto alla voce compilata, permettendo al meccanico di specificare il motivo della segnalazione o l’intervento correttivo eseguito.
In fondo alla scheda è stata inserita una griglia dedicata alla registrazione delle problematiche riscontrate durante l’intervento. Questa sezione consente di raccogliere in modo ordinato eventuali anomalie, guasti e il relativo rimedio.
Al termine dell’intervento, una volta completata la compilazione della scheda, ARXivar genera automaticamente un file PDF riepilogativo contenente tutte le informazioni inserite. Il documento viene archiviato e associato alla macchina interessata, creando uno storico consultabile nel tempo.
È stata inoltre prevista la possibilità per il meccanico di salvare la scheda in lavorazione e completarla nei giorni successivi. In questo caso viene generato un file Word modificabile, che consente di riprendere e aggiornare la compilazione prima della chiusura definitiva dell’intervento.
Per agevolare la consultazione e la gestione dei documenti, sono state create apposite viste dedicate sia alle manutenzioni concluse sia a quelle ancora in aggiornamento. In questo modo è possibile distinguere facilmente le schede definitive generate in formato PDF dalle schede ancora modificabili in formato Word, permettendo agli operatori di individuare rapidamente lo stato di avanzamento di ogni manutenzione.
Le viste di input e modifica sono state realizzate utilizzando la tecnologia dei plugin di ARXivar Document & Workflow Platform.
Tutte le interfacce sono state ottimizzate per adattarsi automaticamente al dispositivo utilizzato, garantendo una corretta fruizione da smartphone, tablet e PC.
La soluzione ha quindi integrato in un unico processo digitale:
- compilazione guidata da parte del meccanico;
- campi dinamici in base alla tipologia di macchina;
- controlli obbligatori per garantire la completezza dei dati;
- gestione strutturata di anomalie e interventi correttivi;
- salvataggio delle schede in lavorazione;
- generazione automatica dei documenti PDF;
- archiviazione dello storico manutentivo;
- consultazione delle informazioni tramite QR code;
- interfacce ottimizzate per l’utilizzo operativo sul campo.
Risultati
Il risultato ottenuto è una soluzione completa per la gestione digitale delle manutenzioni programmate del parco macchine.
Il meccanico, direttamente da smartphone o tablet, può accedere alla scheda di manutenzione della specifica macchina e compilare in tempo reale tutte le informazioni relative all’intervento effettuato. All’interno della scheda vengono registrate le attività svolte, eventuali problematiche riscontrate, note tecniche, controlli eseguiti e informazioni utili per lo storico del mezzo.
Il PDF riepilogativo dell’intervento, generato automaticamente da ARXivar, viene archiviato e reso disponibile per future consultazioni, garantendo così una tracciabilità ordinata e completa delle manutenzioni effettuate.
Anche il cliente proprietario della macchina beneficia della soluzione: tramite la scansione del QR code presente sul mezzo, può accedere a un portale dedicato dove consultare in autonomia tutte le informazioni relative alla propria macchina. All’interno del portale sono disponibili lo storico degli interventi eseguiti, le problematiche rilevate, le garanzie e le principali informazioni tecniche del mezzo.
La digitalizzazione del processo ha quindi consentito di:
- semplificare il lavoro operativo dei meccanici;
- ridurre la documentazione cartacea;
- migliorare la qualità e la completezza dei dati raccolti;
- garantire maggiore tracciabilità degli interventi;
- velocizzare la consultazione dello storico manutentivo;
- offrire al cliente finale un accesso immediato e trasparente alle informazioni del mezzo;
- rendere il processo più controllato, standardizzato e facilmente monitorabile.
Data Proget
Data Proget è una società IT, Silver Partner di ARXivar, che si distingue per l’offerta di soluzioni software di elevata qualità integrate da servizi di consulenza altamente qualificati, con l’obiettivo di supportare le aziende nel miglioramento continuo dell’efficienza e dell’efficacia dei propri processi.
L’azienda ha sviluppato nel tempo competenze specialistiche nell’ambito di
- Gestione documentale;
- Gestione dei processi aziendali (Business Process Management – BPM);
- Conservazione sostitutiva;
-Gestione di processi con l’evolutiva di AI
proponendo soluzioni evolute per la gestione elettronica dei documenti, l’automazione dei workflow e il process management.
Grazie alla pluriennale esperienza maturata e al consolidato know-how tecnologico, Data Proget si propone come partner affidabile e strategico per tutte le aziende che desiderano migliorare l’organizzazione interna, ottimizzare i processi e cogliere nuove opportunità di efficienza attraverso soluzioni digitali evolute.
- Chiama Ora 335-1218162
