Soluzione realizzata da Present
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Le Pubbliche Amministrazioni, caratterizzate da strutture organizzative complesse e piramidali, necessitano di strumenti digitali in grado di garantire:
- la gestione del protocollo dei documenti in ingresso e in uscita, secondo criteri rigorosi di tracciabilità, conservazione e accessibilità;
- la condivisione sicura dei documenti, sia tra uffici e reparti interni, sia con enti e soggetti esterni.
Queste esigenze derivano dalla necessità di rispettare le normative in materia di trasparenza, sicurezza e privacy, riducendo al contempo i tempi di gestione e migliorando la collaborazione interna ed esterna.
Realizzazione
La soluzione standard proposta da Present, basata su ARXivar NEXT, permette di:
- implementare un sistema di protocollo informatico integrato con i sistemi gestionali già in uso nella PA;
- configurare workflow automatizzati per la gestione e distribuzione dei documenti;
- garantire la sicurezza e la protezione dei dati fin dalla fase di progettazione, secondo i principi di privacy by design.
Sono inoltre disponibili componenti dedicati, progettati per rispondere in maniera mirata alle necessità del settore pubblico:
- Modulo Condivisione: facilita lo scambio di documenti lungo tutta la catena gerarchica e verso l’esterno, con livelli di autorizzazione controllati.
- Modulo Storia: consente una consultazione immediata della cronologia del documento, includendo creazione, modifiche, condivisioni e consultazioni.
Risultati
L’adozione della soluzione ARXivar per le Pubbliche Amministrazioni genera benefici concreti e misurabili:
- Protocollo documentale automatizzato e conforme alle normative vigenti.
- Workflow personalizzabili per i processi interni.
- Condivisione sicura e controllata dei documenti.
- Tracciabilità completa e consultabile di tutte le operazioni.
- Progettazione orientata alla privacy (privacy by design).
- Integrazione con sistemi già esistenti in ente.
- Conservazione a norma dei documenti protocollati.
Grazie a queste funzionalità, le PA ottengono una gestione più efficiente e trasparente, riducono i tempi di lavorazione, migliorano la collaborazione tra uffici e garantiscono la massima sicurezza e conformità normativa.
Present
Present S.p.A. (Gruppo Exprivia) da oltre 30 anni è protagonista del mercato ICT italiano, grazie a una struttura ampia, con oltre 1500 collaboratori ingaggiate in differenti ambiti di sviluppo tecnologico: Managed Services, Competence Center Sap, Customer Experience, Enterprise Content & Digital Solutions, Analytics & Data Management.
Business Unit dedicata alla Enterprise Content & Digital Solutions
La Business Unit Enterprise Content & Digital Solutions supporta le aziende nell'accelerare il proprio business grazie ad una vasta gamma di servizi e soluzioni per la gestione dell'asset documentale, l'automazione dei processi di business, l'integrazione di sistemi, e la governance dei dati per restituire i corretti analytics utili alla gestione strategica aziendale, con due team dedicati rispettivamente a:
- Digital Enterprise Solutions - team specializzato nella realizzazione di progetti di Trasformazione Digitale e Smart Process Automation volti all'efficientamento dei processi aziendali tramite l'utilizzo di soluzioni legacy lowcode (tra le quali: ARXivar e Tungsten Automation).
- Enterprise Application Integration & Services è dedicata allo sviluppo di soluzioni taylor made, integrazioni tra sistemi, prodotti innovativi, e alla consulenza, con competenze in ambito DevOps, Application LifeCycle Management, e Cloud Applications.
