Documenti tecnici intelligenti: quando l’automazione incontra l’efficienza | ARXivar

Il cliente, realtà internazionale leader nella progettazione e produzione di soluzioni tecnologiche per i settori aerospaziale, civile e militare, si trovava quotidianamente a gestire un’elevata quantità di documenti tecnici in formato cartaceo. Questa modalità operativa comportava notevoli inefficienze, legate alla ricerca manuale delle informazioni all’interno di faldoni e documenti archiviati e all’associazione al cliente committente.

L’esigenza principale era quindi quella di avviare un processo di digitalizzazione che consentisse di superare i limiti del supporto cartaceo, rendendo i dati facilmente accessibili, condivisibili e ricercabili. A ciò si aggiungeva la necessità di mappare in maniera automatica le informazioni contenute nei documenti e di integrarle direttamente nell’ERP aziendale, riducendo così tempi di gestione ed errori manuali.

In sintesi, gli obiettivi erano:

1. Digitalizzare i documenti tecnici in modo rapido ed efficace.
2. Rendere le informazioni condivise e immediatamente disponibili alla consultazione.
3. Automatizzare l’inserimento dei dati contenuti nei documenti tecnici all’interno dell’ERP aziendale.

Il progetto, realizzato da Sisolution con il supporto delle tecnologie ARXivar NEXT e ARXivar AI-ANALYZE, ha permesso di ridisegnare e ottimizzare l’intero processo di gestione dei documenti tecnici, trasformando un’attività manuale, lenta e soggetta a errori in un flusso digitale automatizzato, sicuro e scalabile.

Il nuovo processo si articola in diverse fasi:

• Acquisizione dei documenti: i documenti tecnici cartacei vengono scansionati e salvati automaticamente in una cartella dedicata. La complessità iniziale derivava dal fatto che, per ridurre i tempi, i documenti venivano acquisiti in un unico file PDF multi pagina. Era quindi indispensabile una soluzione capace di riconoscere e separare automaticamente i singoli documenti.
• Automazione con RPA: un sistema di Robotic Process Automation rileva i file in ingresso, li analizza e li suddivide nei singoli documenti tecnici, pronti per essere elaborati.
• Estrazione intelligente dei dati: grazie a ARXivar AI-ANALYZE, integrata nella suite ARXivar, le informazioni contenute nei documenti vengono lette, interpretate e mappate automaticamente. I campi rilevanti – come Cliente, Commessa, Packing Slip e Ordine – vengono estratti con precisione, senza intervento umano.
• Archiviazione strutturata: i dati e i documenti vengono trasferiti ad ARXivar NEXT, che li inserisce nei campi predefiniti del database, li associa ai clienti e li archivia digitalmente in maniera ordinata, sicura e facilmente ricercabile.
• Integrazione con l’ERP: altre informazioni vengono infine trasferite in automatico nell’ERP aziendale, rendendole immediatamente disponibili per i reparti coinvolti e garantendo continuità e coerenza dei dati tra i sistemi.

Grazie a questo progetto, il cliente ha ottenuto un significativo risparmio di tempo nelle attività quotidiane e un miglioramento della qualità dei dati archiviati.

I documenti non sono più dispersi o difficili da reperire: ora sono sempre disponibili, ricercabili in pochi secondi e accessibili da un unico sistema centralizzato. L’attività di scansione e classificazione, un tempo dispendiosa e soggetta a errori, è stata sostituita da un processo digitale efficiente, preciso e tracciabile, che rende l’azienda più agile e competitiva.

Un risultato che dimostra come l’unione tra automazione, intelligenza artificiale e gestione documentale sia la chiave per una trasformazione digitale concreta e di valore.