Soluzione realizzata da BIOS MANAGEMENT
Settore: Automotive
Funzione: Qualità&Sicurezza
Esigenza:
Nel settore automotive, la gestione della qualità è un aspetto strategico: garantire che ogni processo, componente e servizio rispetti standard elevati significa proteggere conformità normativa, reputazione e competitività.
Per farlo, le aziende adottano un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) composto da documenti come politica e manuale della qualità, procedure, istruzioni operative, piani qualità e registrazioni. Questi documenti devono essere approvati, revisionati, distribuiti e conservati in maniera tracciabile e controllata, garantendo aggiornamento continuo e conformità agli standard.
L'azienda cliente – realtà internazionale specializzata in design e ingegneria per il settore automotive – gestiva il proprio SGQ con cartelle condivise, file scambiati via mail e monitoraggio tramite fogli Excel. I report venivano creati manualmente e riportati in presentazioni PowerPoint, con un notevole dispendio di tempo e risorse.
Questo sistema, seppur conforme, presentava criticità:
- elevato dispendio di tempo e risorse;
- rischio di errori nelle revisioni;
- difficoltà di avere una visione unitaria e aggiornata sul ciclo di vita dei documenti;
- assenza di tracciabilità in tempo reale
Realizzazione:
Per ottimizzare la gestione documentale, è stata implementata una soluzione basata su ARXivar, integrata con strumenti di reportistica avanzata.
I passaggi principali:
- Mappatura dei reparti e dei responsabili per indirizzare in automatico i documenti nel corretto iter di approvazione.
- Definizione di processi approvativi differenziati, in base alla tipologia di documento e agli attori coinvolti.
- Introduzione di utenti con funzione di supervisione e strumenti per monitorare l'avanzamento dei flussi approvativi.
- Implementazione di blocco in modifica per garantire che un solo utente lavori sul documento alla volta, mantenendo sempre aggiornata l'ultima revisione.
- Tracciamento automatico delle modifiche e archiviazione in conservazione delle versioni precedenti.
- Attivazione di notifiche e alert per le scadenze e le revisioni.
- Integrazione con Power BI per la creazione di dashboard e KPI in tempo reale
Risultati:
Il risultato è un sistema digitale centralizzato, flessibile e facile da utilizzare, che permette di standardizzare i processi e al contempo mantenere la governance.
L'introduzione della soluzione ha trasformato il modo di gestire la documentazione del SGQ. I flussi approvativi sono oggi più rapidi, standardizzati e monitorati in ogni fase.
I principali vantaggi riscontrati sono:
- Riduzione del rischio di errore e disponibilità immediata dell'ultima versione di ogni documento.
- Monitoraggio in tempo reale del ciclo di vita documentale, grazie a cruscotti interattivi.
- Facilitazione degli audit interni ed esterni, grazie a uno storico ordinato e sempre accessibile.
- Collaborazione più fluida tra reparti e riduzione dei tempi di processo.
- Possibilità di sfruttare i dati per analisi strategiche e individuazione di aree di miglioramento, favorendo un percorso di miglioramento continuo.
BIOS MANAGEMENT
Bios Management è una società di consulenza direzionale e digitale, con oltre 20 anni di esperienza e più di 250 collaboratori. Con sedi in Italia (Milano, Torino, Roma, Vicenza, Treviso, Bologna, Santa Vittoria d’Alba) e operative a livello internazionale (Londra, Madrid, Barcellona, Parigi, Lugano, Singapore, Boston), affianca aziende di ogni dimensione nel miglioramento delle performance, dell’organizzazione e della governance.
La nostra missione è supportare le imprese nella trasformazione data-driven, combinando competenze manageriali di alto livello con le migliori tecnologie sul mercato.
La nostra offerta:
La value proposition di Bios Management si articola in tre macro categorie:
1. DATA – Governare e valorizzare i dati
Progetti di integrazione, gestione e analisi dei dati per trasformarli in conoscenza strategica:
- Data Integration & Data
- Business Analytics & AI
- Performance Management
2. PROCESS – Digitalizzare e automatizzare i processi
Soluzioni per rendere i processi più efficienti, integrati e collaborativi:
- CRM – gestione del ciclo di vita del cliente
- Business Process Management (BPM) – workflow digitali e automazione
- Human Capital Management (HCM) – gestione del personale
3. ADVISORY – Consulenza strategica e organizzativa
Supporto manageriale per guidare la trasformazione e lo sviluppo aziendale:
- Finance & Management Control – pianificazione strategica, budgeting, controllo di gestione.
- Organization & Processes – ridisegno processi e modelli organizzativi.
- Human Resources – sviluppo competenze e sistemi di valutazione.
- Corporate Strategy – definizione e attuazione di piani di crescita.
- Sustainability & ESG – strategie di sostenibilità e reporting non finanziario.
- Sales & Marketing – ottimizzazione della strategia commerciale.
- Digital Transformation – roadmap per l’innovazione e l’adozione tecnologica.
La collaborazione con ARXivar (Able Tech) inserisce Bios Management nel network di eccellenza dedicato alla gestione documentale intelligente e all’automazione dei processi.
Grazie a questa partnership, Bios offre soluzioni personalizzabili, integrabili e con un’esperienza utente intuitiva, supportando le aziende nella digitalizzazione e nel miglioramento della governance dei processi.
Bios Management è Gold Partner ARXivar e ha ricevuto il riconoscimento Top Performer Partner 2019, come migliore attivatrice di nuovi clienti, a conferma della qualità e dell’efficacia dei progetti realizzati.
