Soluzione realizzata da NORATECH
Settore: Multisettore
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza
Il cliente necessitava di un sistema centralizzato per la gestione digitale del ciclo di vita dei contratti con i fornitori.
Prima di ARXivar, il processo di creazione di un contratto era frammentato e confuso, in quanto veniva gestito tramite diversi strumenti, senza un controllo sulle revisioni/modifiche e senza una modalità di archiviazione sicura.
L’obiettivo era quindi ottimizzare e digitalizzare l’intero flusso di gestione dei contratti fornitori, garantendo maggiore efficienza, sicurezza e tracciabilità.
Realizzazione
Per rispondere a questa esigenza, è stato proposto un unico ambiente di gestione digitale per i contratti con i fornitori, ossia ARXivar.
L’implementazione ha previsto la creazione di un workflow personalizzato, il quale guida il contratto attraverso tutte le fasi del suo ciclo di vita:
1) Configurazione iniziale del sistema
- Creazione delle classi documentali contenenti tutti i dati essenziali, inclusi anagrafiche del personale e fornitori.
- Definizione di oltre 280 campi aggiuntivi per strutturare le informazioni chiave (esempi di contratto, allegati, schede contrattuali, ecc.).
- Ruoli e permessi sono stati assegnati per garantire accessi controllati ai documenti (amministratori, CEO, operation, HR, ufficio legale).
2) Creazione e gestione dei contratti
- L’ufficio proponente inserisce il contratto nel sistema, selezionando template preimpostati o creando un documento personalizzato.
- Una volta completata la prima bozza, il contratto viene inviato tramite workflow all’ufficio legale, che può approvarlo, modificarlo o richiedere revisioni.
- Se necessario, il documento può essere inoltrato ad altre figure chiave per ulteriori controlli.
3) Condivisione e firma
- Il contratto approvato viene inviato automaticamente al fornitore tramite ARXivar, accompagnato da una mail con istruzioni dettagliate.
- Il fornitore può revisionare e firmare digitalmente il documento utilizzando ARXivar e-SigN.
- Sono previste sessioni di firma personalizzata per ciascun firmatario, sia interno che esterno.
4) Archiviazione del contratto
- Una volta firmato, il contratto viene archiviato automaticamente in ARXivar, garantendone l’integrità e la tracciabilità.
- Infine, il sistema invia una notifica finale alle parti coinvolte, allegando il documento conclusivo per la loro consultazione.
Risultati
L’uso di ARXivar per la gestione digitale dei contratti fornitori ha portato a un processo più veloce, sicuro e affidabile, con risultati concreti e misurabili.
- Efficienza operativa aumentata: il tempo necessario per la gestione dei contratti si è ridotto grazie all’automazione.
- Maggiore controllo e sicurezza: tutti i documenti sono centralizzati, protetti e facilmente consultabili. Inoltre, le revisioni contrattuali sono sempre accessibili.
- Firma digitale senza intoppi: i contratti vengono firmati in pochi click, eliminando la necessità di stampe e invii cartacei.
- Monitoraggio in tempo reale: gli utenti possono sempre verificare lo stato di avanzamento di ogni contratto.
NORATECH
Noratech è un’azienda che offre consulenze e soluzioni in ambito informatico, infrastrutturale e digitale ad aziende di ogni settore e dimensione.
Nasce nel 2008 con l’obiettivo di sostenere le aziende nella transizione digitale, aiutandole a ottimizzare i quotidiani processi di lavoro e a sfruttare il potere dei dati e delle informazioni. Negli anni Noratech si è specializzata nella continua ricerca di soluzioni moderne e innovative che potessero soddisfare le esigenze dei propri clienti e risolvere i loro problemi.
Oggi Noratech conta più di 50 professionisti tra tecnici informatici, programmatori, sviluppatori, consulenti per la privacy, esperti di marketing e comunicazione che collaborano in modo sinergico e mettono la loro expertise al servizio degli obiettivi di business delle aziende clienti.
