L'azienda: STUDIO DE SANCTIS

Lo Studio De Sanctis, attivo dal 1981, opera nel campo della consulenza societaria, tributaria e del lavoro, offrendo servizi di consulenza aziendale. Si è consolidato sul territorio acquisendo una clientela operante in ambiti e settori diversi, tra piccole e medie imprese, start-up, professionisti e privati.

Lo Studio propone una vasta gamma di servizi professionali realizzati da professionisti e collaboratori specializzati in specifiche aree di intervento, capaci di lavorare in team per rispondere al meglio alle esigenze di integrazione progettuale della consulenza e dei servizi ad imprese e professionisti.

L'esigenza

Lo Studio De Sanctis aveva la necessità di ottimizzare la gestione delle pratiche dei propri clienti, in particolare quelle di Comunicazione Unica e Atti di Contenzioso.

La grande quantità di e-mail, PEC, flussi telematici generati dai sistemi gestionali ecc. portavano ad una grande dispersione di tempo e ad una mancanza di organizzazione. Oltre a questo, le pratiche all'interno dello Studio venivano gestite da più persone, perciò riuscire a comunicare in modo rapido tra colleghi in relazione all'avanzamento del lavoro costituiva un punto importante, così come avere un «portale digitale» di condivisione «DA» e «VERSO» l' azienda cliente per qualsiasi tipologia di file.

La soluzione

Grazie alle grandi caratteristiche di funzionalità e flessibilità di ARXivar NEXT, è stata creata un'integrazione tra il sistema gestionale dello studio e ARXivar, così che tutto fosse disponibile su dashboard personalizzate e tutti gli utenti fossero aggiornati in tempo reale sullo stato di avanzamento delle pratiche.

Per quanto riguardo le pratiche di Comunicazione Unica, è stato possibile:

• offrire la possibilità di caricare manualmente o automaticamente il documento di Comunicazione Unica;
• catalogare i documenti di Procura Comunicazione Unica, Mandato CCIAA, AdE E INPS tramite modelli e apponendo barcode per l'acquisizione automatica degli stessi su ARXivar;
• poter appore la «firma del professionista» (smart card) tramite ARXivar;
• fascicolare automaticamente i documenti, rendendoli facilmente ritrovabili in base a numero di pratica e anno;
• abilitare l'importazione automatica delle PEC che giungono dai vari enti, riferite ad ogni specifica pratica, con relativa catalogazione. A seguito di queste ricezioni cambia e avanza lo stato della Pratica.

Per quanto riguardo la gestione di Atti Contenzioso, sono stati resi disponibili:

• il caricamento manuale su ARXivar del documento iniziale «Atto Contenzioso»;
• la generazione automatica dei documenti;
• la fascicolazione automatica e quindi facilmente ritrovabile dei documenti, in base a numero di pratica e all'anno;
• l'integrazione di informazioni aggiuntive sulla gestione della pratica e sull'evasione finale della stessa;
• la gestione delle notifiche per le scadenze, in base alle esigenze richieste da Studio.

BENEFICI

Grazie ad ARXivar e al lavoro di integrazione svolto da TD Gruop, lo Studio De Sanctis ha potuto fin da subito apprezzare i miglioramenti in termini di ottimizzazione dei tempi, di una gestione precisa e dell'immediata reperibilità di tutto ciò che è stato conservato e schedulato digitalmente.

Grazie ad ARXivar, tutti gli «attori» coinvolti sono più autonomi e ben guidati da un iter preciso e semplice. Ciò rappresenta un valore aggiunto per lo Studio e per tutti i suoi addetti, ma anche per il cliente che necessita di interfacciarsi frequentemente con il commercialista.