Soluzione realizzata da Smeup
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Un'importante azienda siderurgica necessitava di superare le inefficienze legate alla gestione frammentata e manuale della documentazione per la fornitura di opere e servizi.
Questo processo includeva l'approvazione degli ordini ai fornitori di servizi tecnici e di opere da eseguire all'interno degli stabilimenti, la redazione di contratti complessi e la valutazione delle forniture.
La mancanza di integrazione causava ritardi significativi, incoerenze nella sincronizzazione dei dati e scarsa visibilità delle informazioni, compromettendo l'efficienza operativa e la qualità dei prodotti.
Realizzazione
È stata implementata una soluzione integrata con ARXivar NEXT e il gestionale Smeup ERP, digitalizzando l'intero processo di gestione degli ordini ai fornitori, dei contratti e della valutazione della fornitura.
1. Archiviazione e Profilazione
Gli ordini generati nel gestionale Smeup ERP, relativi a opere da eseguire e servizi tecnici, vengono automaticamente archiviati su ARXivar NEXT. A seguito dell'archiviazione, si avvia un workflow che completa la profilazione e determina l'approvazione necessaria, assicurando che le forniture rispettino gli standard di qualità.
2. Iter di Approvazione Strutturato
Gli approvatori sono assegnati in base a soglie predefinite e possono approvare, respingere o richiedere modifiche.
Una volta approvato, l'ordine viene inviato all'Ufficio Acquisti, che lo inoltra al fornitore con la documentazione contrattuale automaticamente allegata alla mail. I documenti sono gestiti tramite un sistema di barcode, che archivia automaticamente le copie firmate restituite dai fornitori.
3. Gestione Automatizzata dei Contratti
L'Ufficio Acquisti utilizza modelli standardizzati per redigere i contratti, che vengono poi validati dall'Ufficio Legale. I contratti validati sono archiviati insieme agli ordini approvati, centralizzando tutta la documentazione e garantendo chiarezza nelle condizioni contrattuali.
4. Valutazione Efficiente delle Forniture
Quando l'ordine è completamente evaso e il suo stato viene aggiornato nel gestionale Smeup ERP, il sistema avvia automaticamente il processo di valutazione. L'utente responsabile dell'ordine riceve un task per compilare un modulo standard con dettagli e punteggi, che viene allegato all'ordine evaso, chiudendo il ciclo documentale e facilitando il monitoraggio della qualità delle forniture.
Risultati
L'adozione della soluzione integrata ha portato a miglioramenti significativi:
- Efficienza Operativa: la digitalizzazione ha ridotto i tempi di approvazione e gestione degli ordini, eliminando ritardi e alleggerendo il carico di lavoro, migliorando la capacità di risposta alle richieste di fornitura.
- Tracciabilità e Visibilità: la gestione centralizzata offre una visione completa e accessibile della documentazione, facilitando il monitoraggio dello stato e della conformità dei documenti, essenziale per mantenere la qualità delle forniture.
- Centralizzazione dei Dati: tutti i documenti sono archiviati in un unico sistema, migliorando l'accesso e la coerenza delle informazioni, fondamentale per la gestione efficiente dei contratti e delle forniture.
- Gestione Contratti Efficiente: l'uso di modelli standard e di un processo di verifica strutturato ha semplificato la redazione dei contratti, riducendo errori e controversie e garantendo condizioni chiare.
- Valutazione delle Forniture più Efficace: la digitalizzazione ha reso le valutazioni più oggettive e dettagliate, facilitando il monitoraggio delle performance dei fornitori.
- Maggiore Conformità e Sicurezza: la gestione elettronica ha migliorato la sicurezza dei dati e garantito la conformità alle normative, aspetti cruciali per il settore siderurgico.
Grazie a questa soluzione, l'azienda ha ottenuto processi più rapidi, una gestione documentale più accurata e un miglioramento significativo della qualità operativa.
Smeup
SMEUP è il partner ideale per le aziende che vogliono essere accompagnate nel processo della Digital Transformation, valorizzando intelligenze e processi di lavoro sotto la guida dell’innovazione. Siamo presenti sul territorio italiano con 23 sedi ed oltre 610 risorse che seguono 2600 clienti in Italia e nel mondo. Grazie allo sviluppo di soluzioni software strategiche e l’implementazione di infrastrutture dinamiche, siamo un centro di competenza sia sulle tecnologie che sui processi. I cambiamenti degli ultimi anni hanno portato ad una accelerazione nell’adozione di tante nuove tecnologie che si rendono ormai indispensabili per restare competitivi. Siamo convinti che le aziende in grado di integrare la potenzialità delle tecnologie e le intelligenze che risiedono nei loro processi e nelle loro persone affronteranno il futuro da protagoniste.
