Soluzione realizzata da MC3 Innovation
Settore: Assicurativo
Funzione: Vendite
Esigenza
Il progetto nasce dalla necessità di archiviare digitalmente i contratti, al fine di eliminare la gestione della carta, e gestire in modo efficace le scadenze e il versioning.
I nuovi contratti digitali sono caricati attraverso software dedicato e resi accessibili al personale aziendale secondo diversi livelli di permessi.
I contratti pregressi sono scansionati e caricati nella piattaforma di gestione in modo da permettere il trasferimento dell'archivio cartaceo in una struttura adeguata.
Realizzazione
- Sono state create delle maschere dedicate nel sistema ARXivar che permettono di caricare le scansioni dei contratti ed eventuali allegati.
- Impostando i parametri relativi alla scadenza di ogni documento, si attivano le notifiche automatiche indirizzate al personale incaricato della gestione.
- La Revisione è governata attraverso un processo dedicato che agevola la gestione del profilo del documento e della sua modifica.
- Ogni contratto è gestito in base ai permessi di riservatezza relativi all'area/ufficio di appartenenza di ciascun collaboratore aziendale.
Risultati
Alert Scadenza
Tenere sotto controllo le date di scadenza dei contratti per il loro rinnovo, attraverso un processo (workflow) che avvisa l'utente in tempo utile per la revisione dello stesso, si è rivelata una scelta strategica per l'ottimizzazione dell'evasione delle pratiche.
Report Mensili
Per conoscere quanti contratti sono stati caricati o revisionati durante un periodo di tempo prestabilito, ogni primo giorno del mese il sistema rintraccia i documenti inseriti durante il mese precedente e crea un report consultabile dagli utenti tramite la piattaforma web.
Archiviazione Fisica dello Storico
I contratti pregressi, una volta inseriti nel sistema, sono organizzati per il loro trasferimento in scatole/buste corredate da Copertina e file Excel con i metadati ricavati dalla digitalizzazione e indicizzazione in ARXivar. In questo modo, attraverso un workflow, è possibile in ogni momento recuperare immediatamente il contratto cartaceo conservato presso una società esterna incaricata dello stoccaggio.
MC3 Innovation
Consulenza aziendale, implementazione ed assistenza costante di soluzioni software in ambito di Privacy, Organizzazione Aziendale, Gestione dei Sistemi Qualità, Sicurezza, Ambiente, Etica, Energia, Work Flow e Document Management per una conduzione più efficiente e sostenibile delle aziende e delle strutture sanitarie.
MC3 Innovation offre un servizio completo e altamente professionale: e-learning, consulenza altamente qualificata, competenza tecnica rivolta all’innovazione, fornitura ed assistenza di soluzioni applicative evolute, modulari, plasmate ad hoc sulle singole esigenze del cliente; questi sono gli elementi che la contraddistinguono.
