Soluzione realizzata da Talea Consulting
Settore: Multi-sector
Funzione: Logistica
Esigenza
In un contesto multi-sede e caratterizzato da un’elevata mole documentale, il cliente aveva la necessità di digitalizzare e governare in modo più strutturato i processi CAPEX, collegando in un unico flusso contratti, richieste di acquisto e validazione fatture. L’obiettivo era rendere il processo più uniforme tra le diverse sedi, migliorando controllo, tracciabilità e coordinamento tra amministrazione, acquisti e figure responsabili.
Prima dell’intervento, la gestione era frammentata: i contratti venivano archiviati in formato cartaceo, i budget aggiornati su file Excel e le informazioni restavano spesso distribuite tra più persone.
Questo approccio rendeva difficile avere una visione chiara su budget disponibile, importi già impegnati e condizioni economiche concordate con i fornitori. La mancanza di verifiche strutturate portava a controlli manuali, ricostruzioni a posteriori e attività basate sulla memoria, con un impatto diretto su tempi operativi, rischio di errore e controllo della spesa.
Realizzazione
Per rispondere a questa esigenza, Talea Consulting ha progettato una soluzione integrata basata su ARXivar Document & Workflow Platform, ARXivar eArchiving e Soluzione Contratti di Talea Consulting, in grado di strutturare e automatizzare l’intero ciclo di gestione dei CAPEX.
Il flusso parte dalla gestione del contratto, con l’acquisizione della bozza di preventivo, il controllo di budget, avvisi e scadenze e l’invio automatico al Controller per approvazione o rifiuto, con successiva notifica al fornitore.
La richiesta di acquisto viene poi collegata direttamente al contratto, così da permettere il recupero immediato di dati, condizioni economiche e budget disponibile. Infine, la fattura ricevuta dall’amministrazione viene instradata automaticamente al Dealer Manager per la verifica; una volta confermato l’importo, il processo prosegue con pagamento, archiviazione in ARXivar e aggiornamento automatico della disponibilità CAPEX.
Il risultato è un sistema unico che garantisce continuità informativa, controllo puntuale e processi approvativi più fluidi.
Risultati
L’intervento ha generato benefici concreti sia sul piano operativo sia sul piano del controllo. Con 400 utenti coinvolti e 3 milioni di documenti gestiti all’anno, l’azienda ha ottenuto un risparmio di tempo dell’80% nella gestione delle RDA, riducendo attività manuali e rallentamenti.
Allo stesso tempo, la centralizzazione di dati e documenti ha rafforzato il presidio su budget e spese, migliorando la qualità complessiva delle informazioni disponibili.
La nuova organizzazione del processo ha inoltre reso più rapidi i passaggi approvativi, grazie a workflow automatizzati e a un unico repository condiviso. Questo ha permesso di ottenere tracciabilità completa, confronto automatico tra dati e documenti, maggiore affidabilità del processo e una gestione più accurata delle decisioni di acquisto. In questo modo il cliente ha trasformato un’attività dispersiva e poco controllata in un flusso digitale più efficiente, misurabile e coerente con le esigenze del Gruppo.
Talea Consulting
Talea Consulting è specializzata nella digitalizzazione dei processi interni delle aziende: l’innovazione che portiamo migliora la produttività, facilita il lavoro e aumenta la competitività.
Il nostro fiore all’occhiello è un team di oltre 15 Project Manager e consulenti esperti nelle migliori tecnologie e strategie di Business Process Management (BPM): grazie a loro aiutiamo centinaia di clienti a ottimizzare i flussi di informazioni, dati e documenti, che transitano quotidianamente in entrata e in uscita da un’azienda, e tra i diversi reparti.
Applichiamo le nostre competenze tecniche, di consulenza e di formazione, nella realizzazione di progetti che si adattano e migliorano i processi delle aziende nei vari dipartimenti sia integrandoci ai sistemi in uso, sia creando soluzioni frutto della nostra esperienza diretta in ambiti specifici.
