Digitalizzazione del processo di gestione dei rapporti di cantiere | ARXivar

L’analisi dei processi aziendali ha evidenziato la necessità di digitalizzare il ciclo di gestione dei rapporti di cantiere, oggi caratterizzato da attività manuali, ridondanza nell’inserimento dei dati e limitata visibilità in tempo reale sull’andamento economico delle commesse.

Scopo dell’intervento era realizzare un processo digitale integrato che permettesse di raccogliere le informazioni direttamente dal personale operativo, automatizzarne la validazione e l’approvazione e fornire alla direzione strumenti di monitoraggio economico immediato.

Tra gli obiettivi perseguiti dall’intervento comparivano inoltre:

• digitalizzare la compilazione dei rapporti giornalieri di cantiere;
• eliminare la gestione cartacea e la duplicazione delle attività di inserimento dati;
• automatizzare il processo di approvazione attraverso workflow configurabili;
• garantire la tracciabilità completa delle operazioni svolte dagli utenti;
• consentire una valorizzazione automatica dei rapporti mediante i dati economici presenti nell’ERP;
• fornire una visione aggiornata dei costi stimati delle attività di cantiere;
• migliorare il controllo operativo e decisionale attraverso dashboard e report dedicati.

La soluzione è stata sviluppata utilizzando ARXivar Document & Workflow Platform versione NEXT, integrato con il database dell’ERP aziendale. Quest’ultimo è stato mantenuto come sistema di riferimento per tutte le anagrafiche e i dati economici.

Sulla piattaforma ARXivar è stata sviluppata una web application, accessibile agli utenti aziendali mediante autenticazione profilata.

Grazie all’integrazione con il database ERP, la piattaforma utilizza in tempo reale le anagrafiche aziendali relative a collaboratori, cantieri, mezzi, attrezzature, materiali e commesse, evitando duplicazioni e garantendo la coerenza delle informazioni.

Gli operatori possono compilare direttamente il rapporto giornaliero selezionando le risorse impiegate e inserendo esclusivamente i dati operativi della giornata. La compilazione comprende le principali tipologie di attività:

• manodopera;
• mezzi e attrezzature;
• trasporti;
• materiali;
• lavorazioni in economia (regie);
• ulteriori informazioni operative previste dal processo aziendale.

Durante l’inserimento dei dati, il sistema recupera automaticamente dall’ERP i costi associati alle risorse utilizzate e determina una valorizzazione economica del rapporto di cantiere.

Al termine della compilazione viene avviato automaticamente il workflow di approvazione, notificando i soggetti competenti secondo il processo definito dall’organizzazione.

I responsabili possono verificare la correttezza delle informazioni inserite, approvare il rapporto oppure richiederne l’integrazione, mantenendo la completa tracciabilità dell’intero iter autorizzativo.

Una volta approvato, il rapporto risulta immediatamente disponibile per le successive attività amministrative e di contabilizzazione.

Monitoraggio e controllo

La soluzione mette a disposizione viste dinamiche e strumenti di consultazione che consentono di analizzare i rapporti secondo differenti criteri, quali:

• cantiere;
• periodo;
• collaboratore;
• commessa;
• tipologia di attività;
• stato del workflow.

Sono inoltre disponibili report riepilogativi e dashboard operative che permettono di monitorare:

• stato di compilazione dei rapporti;
• avanzamento delle approvazioni;
• ore lavorate;
• impiego di mezzi e attrezzature;
• valorizzazione economica delle attività registrate;
• costo stimato del cantiere sulla base dei dati raccolti.

L’implementazione della soluzione ha consentito di trasformare il rapporto di cantiere da semplice documento amministrativo a strumento operativo di controllo.

L’integrazione tra ARXivar Document & Workflow Platform versione NEXT e l’ERP dell’azienda cliente ha permesso di raccogliere le informazioni direttamente dal personale di cantiere e di arricchirle automaticamente con i dati economici già presenti nei sistemi aziendali.

Ciò consente di disporre di una stima aggiornata dei costi delle attività svolte già nella fase di compilazione del rapporto, senza attendere la contabilizzazione finale.

I principali benefici ottenuti sono stati:

• riduzione dei tempi di compilazione e gestione dei rapporti;
• eliminazione degli inserimenti ridondanti;
• maggiore qualità e affidabilità dei dati raccolti;
• automatizzazione dei processi autorizzativi;
• completa tracciabilità delle operazioni;
• disponibilità immediata di indicatori economici per il monitoraggio delle commesse;
• supporto alle decisioni attraverso una visione aggiornata dell’andamento operativo ed economico dei cantieri.