L’azienda: OESSE

OESSE è una realtà internazionale con sede a Porcia attiva dal 1996 nella progettazione e produzione di scambiatori di calore in alluminio e sistemi di raffreddamento Made in Italy.

L’azienda realizza soluzioni compatte, efficienti e personalizzate, pensate per rispondere alle esigenze di applicazioni industriali anche complesse.

L’esigenza

L’azienda ha intrapreso un percorso di digitalizzazione finalizzato a rendere più efficienti, controllati e misurabili i processi aziendali. Tra le priorità emerse vi era l’ottimizzazione del processo di validazione degli ordini, con l’obiettivo di:

• Automatizzare l’aggiornamento delle informazioni nel gestionale SAP.
• Monitorare in modo puntuale l’avanzamento e lo stato delle pratiche.
• Misurare con precisione i tempi di gestione degli ordini.

Prima dell’intervento, la gestione di ordini e conferme avveniva in modo completamente manuale, attraverso supporti cartacei o scambi via e-mail gestiti unicamente dall’Ufficio Acquisti. La frammentazione delle informazioni rendeva i controlli più complessi e limitava l’efficienza complessiva del processo.

La soluzione

Con l’introduzione di ARXivar Document & Workflow Platform e TaskMail, Oesse ha digitalizzato il processo di gestione e conferma degli ordini, rendendolo più rapido, tracciabile e integrato.

• L’inserimento dell’ordine in SAP genera automaticamente il documento in ARXivar tramite un connettore.
• Il fornitore riceve l’ordine in automatico tramite TaskMail e può confermarlo interagendo direttamente con il sistema. L’aggiornamento dello stato è immediato e centralizzato.
• L’Ufficio Acquisti dispone di una vista aggiornata sugli ordini pendenti o non confermati, potendo gestire in modo più efficace attività di controllo e sollecito.

benefici

L’implementazione di queste soluzioni ha portato numerosi vantaggi a OESSE:

• Automazione del 70% delle revisioni degli ordini, rendendo i processi molto più snelli e strutturati.
• Informazioni sempre allineate grazie alla sincronizzazione dei dati.
• Controllo puntuale dei processi e dell’avanzamento delle pratiche, generando un risparmio di tempo superiore al 70%.
• Dati centralizzati e condivisi tra i diversi uffici, favorendo un flusso più fluido, collaborativo e privo di errori.