Creazione e firma digitale documenti eventi medici | ARXivar

Un’azienda leader mondiale nell’organizzazione di congressi, eventi e comunicazioni aveva la necessità di centralizzare la creazione e la raccolta dei documenti firmati da parte dei medici che partecipano ai loro eventi formativi. Questo, per rendere più facile la tracciabilità dell’avanzamento del processo di creazione, raccolta e condivisione con medici e amministrazione.

Obiettivo principale era adottare un approccio paperless, riducendo l’uso della carta e migliorando l’efficienza complessiva della gestione dei documenti, semplificando il processo di raccolta di dati, condivisione di documenti e relativa firma.

Nel sistema viene creato un evento e tutti gli incarichi per i medici che vi partecipano, scegliendo tra centinaia di anagrafiche dei medici già registrati nel sistema o create al momento.

L’organizzatore invia, uno alla volta o in modo massivo, una comunicazione al medico incaricato per controllare i propri dati e procedere alla firma digitale dei documenti relativi all’evento.

Il medico riceve una mail personalizzata contenente il link che gli permette di accedere ad un portale dedicato con una semplice interfaccia web. Da qui, L’utente può compilare e correggere la propria anagrafica, caricare il curriculum ed eventuali documenti che deve consegnare in base ai dati da lui inseriti.

Completata la compilazione, il sistema seleziona i moduli necessari in base ai dati del medico, compilando template personalizzati che in pochi minuti vengono inviati per la firma digitale dei documenti eventi.

I documenti firmati vengono smistati e archiviati. L’organizzatore riceve un avviso del completamento dei documenti e può controllare che tutto sia in ordine. Quando tutto è a posto, l’incarico può essere chiuso come verificato.  Nel caso di segnalazioni, l’organizzatore può interagire con il medico per eventuali modifiche.

Terminato l’evento, il sistema invia automaticamente tutti gli incarichi completati, con i relativi documenti, in Amministrazione per le ultime pratiche. Una volta che l’amministrazione conferma la regolarità tutti i documenti relativi all’incarico, si procede con l’invio automatico in Conservazione a norma.

L’utilizzo di un’interfaccia web per inserire i dati e la possibilità di firmare con pochi click ha velocizzato il lavoro dei medici e ridotto i tempi di consegna dei documenti da settimane ad ore, evitando stampe, scansioni e compilazioni manuali.

Funzionalità come:

• promemoria, manuali o automatici, per ogni fase del processo;
• registrazione dello stato di avanzamento per ogni incarico;
• modelli di documentazione sempre aggiornati, selezionati e compilati automaticamente in base ai dati;
• dati e documenti facilmente consultabili ed esportabili;

hanno permesso una riduzione degli errori e un aumento della precisione dei dati.

Tutto ciò ha migliorato la capacità di monitorare lo stato delle pratiche in tempo reale e ridotto i tempi per il recupero di informazioni e documenti, utilizzati nelle interazioni con organizzazioni esterne di accreditamento.