Soluzione realizzata da NORATECH
Settore: Multisettore
Funzione: Vendite
Esigenza
Il cliente, un ente che fornisce servizi a lavoratori e imprese, gestiva il contatto e il rapporto con i propri utenti attraverso canali e strumenti tradizionali, come un form di contatto online e moduli PDF da scaricare, compilare e inviare via e-mail.
Questa modalità operativa non prevedeva la disponibilità di uno storico consultabile delle pratiche presentate, rendendo necessario l’inserimento manuale dei dati anagrafici a ogni nuova richiesta. Anche il processo di valutazione e approvazione delle pratiche veniva gestito manualmente, senza il supporto di un flusso strutturato e tracciabile.
Si è quindi resa necessaria l’introduzione di una soluzione digitale in grado di gestire in modo centralizzato adesioni, richieste e pratiche inviate da aziende e utenti, semplificando le attività operative e migliorando l’esperienza complessiva di utilizzo del servizio.
Realizzazione
La soluzione è stata realizzata integrando ARXivar Document & Workflow Platform all’interno di un sito web sviluppato su WordPress. Attraverso la piattaforma è stata creata un’area riservata che consente alle aziende e agli utenti registrati di accedere ai servizi e presentare le proprie pratiche in modalità completamente digitale.
Registrazione e Onboarding
Il progetto ha previsto la digitalizzazione dell’intero processo di registrazione e Onboarding. Dal sito pubblico è possibile inoltrare una richiesta di iscrizione, che viene acquisita automaticamente dal sistema e inserita in un workflow dedicato. L’ente può gestire la richiesta direttamente dalla piattaforma, scegliendo se approvarla, respingerla o richiedere integrazioni. In caso di esito positivo, il sistema genera automaticamente le credenziali di accesso e invia una notifica all’utente.
Area riservata e gestione pratiche
Una volta completata l’attivazione, l’accesso all’area riservata permette di compilare nuove richieste tramite moduli precompilati con i dati già presenti a sistema. È inoltre possibile consultare lo storico completo delle pratiche, verificarne lo stato di avanzamento in tempo reale, scaricare la documentazione prodotta e aggiornare le informazioni anagrafiche, quando necessario.
Workflow di approvazione
Ogni richiesta inoltrata viene registrata come documento profilato e avvia un workflow di approvazione strutturato. Tutte le fasi del processo risultano tracciate e storicizzate. In questo modo, la piattaforma diventa il punto di riferimento centrale per la gestione delle anagrafiche e delle pratiche, garantendo coerenza, controllo e continuità operativa.
Risultati
L’introduzione della soluzione ha prodotto benefici concreti e misurabili, sia per l’ente sia per gli utenti finali. Tutte le richieste vengono ora gestite attraverso canali digitali integrati con ARXivar Document & Workflow Platform, assicurando tracciabilità e continuità lungo l’intero ciclo di gestione.
Dal punto di vista organizzativo, l’ente ha superato la gestione manuale delle adesioni e delle pratiche, adottando workflow guidati che migliorano l’efficienza operativa e riducono i tempi di lavorazione. Le informazioni sono centralizzate e sempre consultabili, con un notevole incremento della qualità e del controllo dei processi.
La nuova modalità di accesso ha migliorato anche l’esperienza degli utenti, che possono operare in autonomia dalla propria area riservata. Le richieste risultano già precompilate con i dati disponibili a sistema e lo stato delle pratiche è sempre visibile, senza la necessità di contatti diretti con l’ente.
Nel complesso, il progetto ha introdotto un modello di gestione più ordinato, trasparente e digitale, migliorando la fruibilità dei servizi, semplificando le attività interne e offrendo una visione completa e storicizzata di tutte le pratiche gestite.
NORATECH
Noratech è un’azienda che offre consulenze e soluzioni in ambito informatico, infrastrutturale e digitale ad aziende di ogni settore e dimensione.
Nasce nel 2008 con l’obiettivo di sostenere le aziende nella transizione digitale, aiutandole a ottimizzare i quotidiani processi di lavoro e a sfruttare il potere dei dati e delle informazioni. Negli anni Noratech si è specializzata nella continua ricerca di soluzioni moderne e innovative che potessero soddisfare le esigenze dei propri clienti e risolvere i loro problemi.
Oggi Noratech conta più di 50 professionisti tra tecnici informatici, programmatori, sviluppatori, consulenti per la privacy, esperti di marketing e comunicazione che collaborano in modo sinergico e mettono la loro expertise al servizio degli obiettivi di business delle aziende clienti.
