Soluzione realizzata da TT Tecnosistemi
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Questo progetto è stato realizzato per un’azienda manifatturiera che fa parte di un gruppo che opera nel settore della moda, noto a livello globale.
Il progetto nasce dall’esigenza di efficientare il processo di ciclo attivo e di ciclo passivo, integrandosi con il software ERP utilizzato dall’azienda cliente, e di sostituire l’attuale processo non strutturato, basato su e-mail e telefonate.
Realizzazione
La realizzazione e l’implementazione del progetto in ARXivar è partita dall’analisi dello stato attuale (AS IS) dei processi, dall’identificazione delle criticità e dei desiderata del nuovo flusso. In seguito, si è passati alla definizione del flowchart dei nuovi processi ottimizzati da implementare in ARXivar. Il progetto ha portato alla sostituzione dell’attuale servizio intermediario per la fatturazione elettronica con ARXivar Invoice.
Alcuni dei business requirements del progetto erano i seguenti:
- Integrazione con Microsoft 365 per il login e per l’invio delle notifiche email;
- Pubblicazione su web ed uso di app per dispositivi iOS/Android;
- Processo di ciclo Attivo: integrazione con ERP aziendale per la gestione e l’archiviazione di ordini cliente, fatture cliente (archiviate in ARXivar ed inviate ad ARXivar Invoice mediante il connettore nativo), DDT e contratti. Lo stato di invio della fattura elettronica viene sincronizzato con l’ERP.
- Processo di ciclo Passivo: integrazione con l’ERP aziendale per la gestione degli ordini fornitori. Archiviazione di DDT e collegamento con Ordini. Ricezione e archiviazione delle fatture elettroniche fornitore in ARXivar e passaggio ad ERP. Implementazione del workflow di approvazione della fattura fornitore mediante due livelli approvativi; modifica dello stato della fattura al pagamento effettuato. Passaggio ad ERP dell’esito di approvazione. Invio di notifiche alla contabilità. I dati di protocollazione e di pagamento della fattura sono inviati dall’ERP ad ARXivar. In alcuni casi specifici, è previsto un flusso di pre-approvazione della fattura fornitore.
- Importazione dello storico dei documenti.
Le potenzialità di ARXivar e del suo motore Workflow v2 hanno consentito l’implementazione del flusso senza scrivere codice e senza effettuare delle personalizzazioni, ma configurando semplicemente il flusso nello strumento di workflow designer. L’utilizzo di ARXivar Invoice per lo scambio delle fatture elettroniche tra cliente e fornitore, perfettamente integrato con ARXivar mediante un connettore nativo, ha reso efficiente il passaggio di fatture ed informazioni da e verso il sistema ERP aziendale.
La formazione su questa nuova modalità operativa, prima destinata ad un gruppo ristretto, poi a tutti gli interessati, e la creazione di un’apposita manualistica hanno facilitato la digital transformation.
Risultati
Attraverso l’utilizzo del software ARXivar e del servizio ARXivar Invoice, sono stati raggiunti i seguenti risultati:
- Efficientamento del processo di ciclo Attivo e Passivo.
- Il modello di licensing di ARXivar, con utenti illimitati, e la sua flessibilità ed intuitività stanno portando all’implementazione di ulteriori progetti per superare i limiti di altri software in uso nell’azienda cliente.
TT Tecnosistemi
TT Tecnosistemi è un system integrator di Information Technology dal 1984, oltre che Partner Arxivar Certificato GOLD.
La struttura è presente con un'organizzazione tecnica e commerciale in Toscana, Emilia Romagna, Umbria, Marche, Lazio.
La forte propensione all'innovazione spinge l'azienda a realizzare progetti su misura senza però dimenticare l'efficienza di soluzioni standardizzate, che possono essere customizzate sulla base delle diverse realtà dei clienti.
