Flusso di assunzione nuovo dipendente | ARXivar

Il cliente, un’azienda in continua espansione con oltre 100 dipendenti, operante in un settore caratterizzato da forte mobilità, era alla ricerca di una soluzione che permettesse di centralizzare la gestione dei rapporti di lavoro con i dipendenti. Più nel dettaglio, l’azienda voleva snellire e velocizzare la procedura di assunzione di nuovi collaboratori.

Poiché infatti l’azienda si costituisce di una direzione centrale e di più sedi dislocate sul territorio, l’obiettivo era quello di favorire la collaborazione tra il centro e ciascuna sede a seguito della richiesta di nuova assunzione che le sedi fanno alla direzione centrale.

Il cliente già utilizzava ARXivar per gestire le risorse umane (richieste di ferie e permesso, malattie, invio buste paga) e centralizzare i documenti connessi al singolo dipendente. Ciascun dipendente aveva quindi attiva una propria utenza con permessi diversi a seconda del ruolo.

È stato sviluppato un flusso per gestire le nuove assunzioni così costituito:

• il responsabile di ciascuna sede invia in ARXivar una richiesta di nuova assunzione al dipartimento risorse umane centrale. Questa richiesta è guidata, con campi predefiniti e accordati con il cliente quali ore di lavoro, tipologia di contratto, data di fine rapporto di lavoro nel caso di un contratto a termine, ecc.
• L’ufficio HR valuta la richiesta e, se l’approva, genera il contratto. Il contratto viene generato in automatico da ARXivar in base ai dati inseriti nella richiesta, seguendo diversi template preinseriti. L’HR completa poi il contratto con dati quali la RAL e i giorni di prova.
• Il flusso procede restituendo il contratto al responsabile di sede, che si occuperà di farlo firmare al candidato.
• Alla firma, si genera in automatico un modulo riassuntivo di assunzione che viene inviato tramite ARXivar all’ufficio paghe.
• Sempre alla firma, si genera anche l’utenza ARXivar del nuovo dipendente, che riceverà un’email con credenziali e istruzioni.

Inoltre, è stato configurato un ulteriore workflow per gestire le scadenze dei contratti a tempo determinato.

Il flusso prevede l’invio, 7 giorni prima della scadenza, di un avviso al dipartimento HR e al direttore della sede interessata. Quest’ultimo potrà scegliere se terminare o rinnovare il contratto e, in caso di rinnovo, se mantenere le condizione contrattuali o modificarle. Se il contratto termina, in automatico verrà disattivata anche l’utenza ARXivar del dipendente.

I benefici riscontrati dal cliente a seguito dell’applicazione della soluzione sono stati molteplici.

• Migliore collaborazione tra sede centrale e sede locale per le nuove assunzioni.
• Processo di assunzione veloce, efficiente e completo: il sistema richiede obbligatoriamente l’inserimento di tutte le informazioni e documenti necessari a finalizzare l’assunzione.
• Migliore organizzazione per il rinnovo dei contratti.
• Comunicazione automatica con l’ufficio paghe.
• Panoramica completa di tutte le tipologie contrattuali in essere: l’ufficio paghe riceve automaticamente (e può generare manualmente) dei report dettagliati con il riassunto del personale assunto/rinnovato nel mese per sede, tipologia di contratto e mansione.