Soluzione realizzata da DSC GROUP
Settore: Utilities
Funzione: Approvvigionamento
Esigenza:
Il cliente, un'azienda leader in Italia nel settore della produzione e vendita di energia elettrica da fonti rinnovabili, aveva la necessità di automatizzare il flusso delle richieste di acquisto ed il relativo processo approvativo. In precedenza, l'iter veniva gestito via e-mail, con il rischio di dispersione di tutta la documentazione tecnica allegata. Inoltre, le mail spesso venivano perse o dimenticate, causando ritardi ed inefficienze.
Il cliente gestisce numerosi impianti eolici, principalmente in Italia e alcuni in Europa, ognuno dei quali ha una propria ragione sociale e proprie regole specifiche a livello giuridico.
Era quindi essenziale adottare un sistema che gestisse in modo automatico:
- la compilazione delle richieste di acquisto;
- l'inserimento della documentazione tecnica necessaria a procedere con l'acquisto con fornitore specifico oppure a decidere di valutare di altri preventivi e fornitori;
- l'invio ai diversi procuratori in base ad ogni singolo impianto e alle diverse soglie economiche di ogni richiesta di acquisto.
Realizzazione:
Grazie ad ARXivar NEXT è stata realizzata una soluzione che, a partire dalla richiesta di acquisto, permettesse di digitalizzare e monitorare tutto il processo conseguente, senza rischiare di commettere errori o dimenticanze.
La soluzione realizzata gestisce e digitalizza i seguenti passaggi:
- Inserimento digitale della richiesta di acquisto da parte della responsabile della Segreteria di Direzione.
- Inserimento dei parametri:
- impianto relativo alla richiesta di acquisto;
- documentazione tecnica;
- invio ai diversi procuratori in base alle diverse soglie economiche di ogni richiesta di acquisto
- gestione delle eccezioni, in base a dei parametri definiti dal Consiglio di Amministrazione
La soluzione è stata strutturata per permettere ai diversi procuratori di approvare in modo semplice e immediato le richieste di acquisto, avendo a disposizione tutta la documentazione necessaria a prendere la decisione.
Risultati:
Il sistema ha assicurato una sensibile riduzione della parte manuale, prima decisamente onerosa, riducendo contestualmente i margini di errore.
I diversi procuratori accedono ogni giorno solo all'elenco delle richieste di acquisto a loro assegnate. Ciò permette di avere una rapida e globale visione delle richieste d'acquisto di ogni impianto a loro assegnato e di poter procedere all'approvazione con due semplici click.
Infine, qualora alcune richieste risultino non evase (non approvate e non respinte) per un lasso di tempo definito, è stato implementato un sistema di alert che assicura alla responsabile della Segreteria di Direzione di intervenire tempestivamente.
DSC GROUP
DSC Group è una società di consulenza informatica che da circa 20 anni accompagna i propri Clienti nella gestione dei cambiamenti tecnologici, organizzativi e manageriali attraverso l’innovazione tecnologica.
Siamo fornitori Industria 4.0, veicoliamo la digital transformation attraverso le soluzioni Microsoft, con particolare focus sulla consulenza di processi e l’adozione di soluzioni ERP.
La nostra divisione Business Platform ha come obiettivo quello di guidare le aziende verso un percorso «data driven», ossia, renderle responsabili dell'analisi delle informazioni rilevanti per il loro business e garantire loro l'autonomia necessaria ad individuare le informazioni utili per operare le corrette scelte aziendali.
Implementiamo soluzioni per la tesoreria e la realizzazione di portali aziendali e siti e-commerce.
Abbiamo strutturato in modo preciso e puntuale il nostro servizio di manutenzione delle applicazioni per assicurate assistenza ai clienti durante la fase post vendita.
Collaboriamo con Partner di eccellenza per completare la nostra offerta, proponendo soluzioni integrate, quali ARXivar per la gestione documentale e i Servizi IX per la fatturazione elettronica e la conservazione a norma.
