Soluzione realizzata da Kappa2
Settore: Multisettore
Funzione: Vendite
Esigenza
Il cliente è un'azienda che opera nel settore dell'automazione e ha espresso l'esigenza di integrare l'attuale procedura di emissione delle offerte in carico al software gestionale al fine di realizzare un documento tecnico-commerciale che unisce gli aspetti economici ad un resoconto dettagliato di ogni singola attività che sarà effettuata sull'impianto del cliente.
Vista la particolarità degli impianti realizzati, la necessità espressa è quella di ottenere un documento finale completo che possa essere modificato manualmente dai tecnici commerciali per personalizzare alcune parti specifiche e includere condizioni particolari o variazioni eccezionali.
Realizzazione
Il cliente ha fornito il layout dell'offerta che voleva realizzare e messo a disposizione oltre settecento note tecniche dal sistema gestionale, importate in ARXivar NEXT all'interno di documenti di Word dove sono stati definiti gli aspetti grafici e di contenuto. Ogni documento è stato predisposto per poter essere integrato con informazioni della singola offerta inserita sul gestionale e collegato ad un articolo.
Dopo aver realizzato l'offerta economica sul gestionale, la stessa viene importata su ARXivar e il tecnico commerciale seleziona le opzioni da applicare al documento tramite un'apposita maschera, procedendo successivamente con l'elaborazione. Il flusso di lavoro, o workflow, di gestione automatica dei documenti di offerta concatena l'offerta economica, la presentazione dell'intervento e tutte le note tecniche collegate, inserisce le informazioni aggiuntive presenti sul gestionale e predispone il documento finale, il quale viene approvato o modificato dal responsabile.
Risultati
L'utilizzo di ARXivar NEXT ha permesso la generazione di documenti di offerta realizzati in formato Word, completi e dettagliati al massimo livello, contenenti tutte le informazioni inserite all'interno del gestionale: le modifiche al documento finale sono state diventate un'eccezione e limitate ai soli casi particolari volutamente non gestiti dal cliente.
Grazie alle informazioni tecniche dettagliate, il processo di accettazione delle offerte da parte dei clienti è risultato più veloce e sono state notevolmente ridotte le richieste di chiarimenti e specifiche.
Kappa2
Kappa2 è un’azienda specializzata nel fornire soluzioni software per la gestione documentale, la fatturazione elettronica, e lo studio e implementazione di soluzioni Business Process Management (BPM) a favore di aziende private, pubbliche, cooperative sociali, consorzi di cooperative, associazioni non-profit, associazioni di categoria, enti di formazione (professionale o specialistica) e scuole.
L’obiettivo di Kappa2 azienda è quello di offrire ai nostri clienti soluzioni e sistemi mirati e personalizzati, per aiutarli ad aumentare le loro performance aziendali e di business in termini di efficienza ed efficacia, a facilitare la gestione delle informazioni e dei processi di lavoro, ad ottimizzare le risorse a che hanno a disposizione.
