Gestione automatizzata dei progetti e della rendicontazione | ARXivar

Questa soluzione nasce per rispondere alla necessità di gestire in modo completo e organizzato le fasi più complesse dei progetti e dei servizi, garantendo precisione, automazione e conformità alle normative.

ARXivar offre un approccio strutturato per accompagnare enti pubblici e privati lungo l'intero percorso operativo: dalla progettazione iniziale, passando per l'erogazione del servizio e arrivando alla delicata fase di rendicontazione finale.

Gestione Progettazione: dal bando all'avvio dei servizi

Il percorso inizia con la ricezione delle informazioni relative a un bando. La soluzione permette di affrontare con chiarezza la fase preliminare, guidando il team nella valutazione della fattibilità e nella raccolta dei pareri necessari. La decisione finale, che spesso passa per il confronto con i vertici aziendali, viene facilitata dalla possibilità di documentare in modo obbligatorio ogni motivazione di approvazione o rifiuto.

Una volta presa la decisione di partecipare, il sistema aiuta a identificare rapidamente un progettista – sia esso interno o esterno – e a formalizzare il suo incarico attraverso un flusso controllato. Ogni documento, come lettere di invito, determinazioni e contratti, viene archiviato e reso facilmente accessibile. L'automazione delle pause procedurali, spesso richieste dalla normativa, permette di procedere senza rischi di sforare tempi e scadenze.

In questa fase, ARXivar non si limita alla sola gestione documentale: accompagna l'intero processo fino alla formalizzazione dell'avvio del progetto, organizzando i documenti chiave come cronoprogrammi, verbali e relazioni tecniche. Una volta completata questa fase, il sistema facilita la condivisione delle informazioni con i fornitori e la pianificazione delle comunicazioni istituzionali, assicurando che ogni stakeholder sia informato.

Erogazione del Servizio: coordinamento e monitoraggio

Dopo l'avvio, la soluzione semplifica la fase operativa, che spesso coinvolge più fornitori. Grazie a un sistema di workflow intuitivo, è possibile gestire l'intero ciclo di affidamento: dall'invio delle lettere di invito alla raccolta delle manifestazioni di interesse, fino alla chiusura delle gare e alla sottoscrizione dei contratti.
Una funzionalità particolarmente utile è il monitoraggio dei fornitori. Documenti obbligatori, come visure, anagrafiche e contratti, vengono verificati in tempo reale, mentre la necessità di formazione preliminare viene rilevata e gestita in modo puntuale.

Durante l'esecuzione dei lavori, il controllo degli stati di avanzamento (SAL) diventa più semplice e trasparente. Ogni SAL viene verificato e documentato attraverso report, verbali e crono-programmi aggiornati, con la possibilità di intervenire tempestivamente in caso di ritardi o criticità. Se necessario, il sistema permette anche di ridefinire il cronoprogramma o, nei casi più critici, procedere alla sostituzione dei fornitori.

Rendicontazione: precisione e conformità fino al collaudo

La fase di rendicontazione rappresenta spesso un momento critico.

ARXivar permette di raccogliere e catalogare tutti i documenti necessari a una corretta rendicontazione sulla piattaforma dedicata, garantendo tempistiche più snelle in fase di ricerca e caricamento dei file. Una gestione ottimizzata delle tempistiche e della documentazione permette di accelerare le procedure di controllo e di ricevere i finanziamenti nel minor tempo possibile.

L'approccio di ARXivar permette di trasformare processi complessi e spesso frammentati in un flusso lineare e controllato.

Ogni fase viene gestita con strumenti intuitivi e automatizzati, che non solo semplificano le attività operative, ma garantiscono anche la trasparenza e il rispetto delle normative.

Con questa soluzione, la gestione dei progetti e dei servizi diventa più efficiente, riducendo i tempi di esecuzione e migliorando la collaborazione tra i vari attori coinvolti. Un unico sistema integrato per documenti, processi e comunicazione permette di ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo.

ARXivar si conferma un alleato indispensabile per chi vuole affrontare progetti complessi con organizzazione, precisione e serenità.