Gestione digitale dei contratti e della firma elettronica | ARXivar

L'azienda cliente è una giovane e dinamica società fornitrice di servizi di energia elettrica prodotta con sistemi fotovoltaici. La scelta di ARXivar è stata motivata principalmente dalla necessità di reingegnerizzare completamente il ciclo di vita della contrattualistica clienti, anche a fronte di un deciso aumento dei volumi.

La gestione dei contratti di compravendita, in particolare nel settore dei servizi, richiede un iter burocratico complesso, sia in termini di preparazione dei documenti, che per la fase di controllo in termini di correttezza e completezza della sottoscrizione da parte del cliente finale.
Inoltre, quando il processo è manuale, richiede risorse dedicate e qualificate ma non è esente da errori o dimenticanze; data la centralità di questo processo, eventuali inesattezze posso portare rischi per l'azienda.

L'esigenza del cliente era dunque quella di automatizzare tutte le attività, con questi obiettivi:

• portare in sicurezza il processo ed eliminare i possibili errori;
• accelerare tutte le fasi di invio, sottoscrizione e ricezione dei documenti;
• migliorare la relazione cliente e ridurre gli sprechi in linea con l'etica aziendale;
• ridurre i costi dell'intero processo.

Poiché tutte le richieste di attivazione vengono centralizzate tramite un sito web istituzionale, dal quale il cliente può richiedere la tipologia del servizio desiderato, si è considerato che questo dovesse essere il punto di inizio di tutto il processo seguente.

1. Acquisizione delle richieste e invio dei documenti: Grazie ad ARXivar è stata realizzata un'integrazione con il sito aziendale; da quest'ultimo vengono acquisite e profilate le richieste provenienti dal cliente. Tutto ciò avviene automaticamente senza la necessità di supervisione degli addetti. Con le informazioni provenienti dal Sito, ARXivar, attraverso una matrice di controlli e regole aziendali, determina quali sono i moduli contrattuali da preparare e il loro contenuto. In genere i documenti sono più d'uno: il contratto vero e proprio, i dati anagrafici, i tariffari, le condizioni contrattuali. Una volta preparato il dossier dei documenti, ARXivar invia al cliente finale una e-mail contenente la richiesta di sottoscrizione con firma elettronica.
2. Sottoscrizione del contratto: Il cliente finale riceve la e-mail, contenente le istruzioni per procedere alla sottoscrizione. Il firmatario, che in genere è un privato e non possiede una propria firma digitale, utilizzerà la firma elettronica messa a disposizione dalla procedura ARXivar e-Sign. Per accedere ai documenti, l'utente dovrà identificarsi richiedendo l'OTP (One Time Password) e successivamente viene guidato nella lettura e nei punti dove deve sottoscrivere il contratto.  Una volta apposte le firme, si ottiene la conferma della chiusura corretta dell'operazione.

3. Rientro dei contratti al Customer Service: Concluse le operazioni, il Customer Service ottiene la notifica che un nuovo contratto è stato sottoscritto. Le uniche attività manuali del processo sono quelle di supervisionare la correttezza e la completezza dei documenti. Conclusa questa fase, vengono aggiornati automaticamente i sistemi di CRM e di Billing per le successive attività commerciali e amministrative.

La realizzazione ha soddisfatto pienamente gli obiettivi proposti, assicurando:

• Riduzione del rischio di errori e incompletezza nei contratti
• Maggiore efficienza del processo ora fortemente automatizzato
• Archiviazione e digitalizzazione di tutti i documenti della pratica
• Percezione di efficienza da parte del cliente

Infine, ha notevolmente sorpreso l'ottimo riscontro da parte dei clienti finali. Già nelle prime settimane di applicazione, si è riscontrato che a distanza di sole 24 ore dall'emissione del contratto, il 65% era rientrato regolarmente sottoscritto. Un risultato che ha superato largamente le più rosee aspettative iniziali.