Digitalizzazione delle procedure di assistenza post vendita | ARXivar

L'attività di assistenza e manutenzione svolta dalle aziende che operano nel settore dei servizi post vendita è articolata e, sempre più spesso, richiede un'organizzazione precisa e puntuale delle informazioni per poter gestire al meglio l'operatività.

La correttezza, la disponibilità e la velocità di reperimento di queste informazioni sono fondamentali per garantire un lavoro di qualità e preservare la marginalità operativa. La raccolta di documenti, schede tecniche, documentazione formale per la gestione delle garanzie, delle riparazioni o degli interventi sono solo alcuni degli aspetti che hanno richiesto una gestione strutturata.

La maggior parte delle volte queste informazioni sono dati storici, difficilmente reperibili e spesso non aggiornati e, quando ciò avviene, l'intero lavoro rischia di essere compromesso. Da qui l'esigenza di utilizzare uno strumento come ARXivar in grado di catalogare, organizzare e rendere immediatamente disponibili al personale tecnico tutte le informazioni necessarie al momento giusto.

Tramite ARXivar è stato possibile realizzare un archivio documentale strutturato e completo per organizzare in modo chiaro e preciso tutta la documentazione relativa al prodotto ed alle successive fasi di assistenza ed intervento post vendita, dalla gestione ordinaria a quella straordinaria con interventi o sostituzioni in garanzia.

L'ufficio tecnico, tramite l'adozione di semplici maschere di archiviazione ha la possibilità di archiviare e storicizzare tutta la documentazione tecnica attinente ad un prodotto identificabile puntualmente tramite il reperimento della matricola o del serial number ad esso associato prelevando direttamente queste informazioni dal sistema gestionale aziendale. 

Con il tempo, l'attività tecnica di assistenza erogata sul prodotto viene alimentata da schede di intervento direttamente redatte in ARXivar e collegate alla specifica matricola. Tutta la documentazione necessaria a corredo viene archiviata contestualmente nel momento in cui viene prodotta/reperita allegandola alla scheda di lavoro appena creata.

Parallelamente è stata implementata una procedura per la gestione della documentazione necessaria per le attività in assistenza in garanzia. Tramite ARXivar infatti sono facilmente recuperabili tutti i documenti fiscali ed amministrativi per l'attivazione delle pratiche di garanzia previsti dai vendor. L'intero processo di lavorazione viene monitorato in funzione degli stati di avanzamento dell'iter operativo fino alla chiusura della pratica di riparazione con conseguente storicizzazione delle attività svolte e della documentazione redatta ed allegata.

La riorganizzazione delle procedure di assistenza post vendita è stata totalmente digitalizzata, eliminando completamente le innumerevoli schede di lavoro cartacee.

L'integrazione tra ARXivar e l'ERP aziendale ha permesso il reperimento di informazioni precise aiutando gli operatori nell'identificazione del corretto prodotto da gestire tramite il reperimento della matricola/serial number associato.

Grazie ad ARXivar è stato possibile collegare e ricercare più facilmente la documentazione amministrativa e fiscale necessaria alla definizione della pratica di assistenza e riparazione, riducendo in maniera significativa l'impegno delle persone coinvolte nel reperimento della documentazione necessaria.

L'introduzione di procedure definite con precisione ha permesso di alimentare in modo strutturato, organizzato e finalmente completo l'intero asset informativo del reparto assistenza.

Ad oggi il sistema si alimenta autonomamente tramite l'introduzione di documenti ed informazioni da parte degli operatori coinvolti concorrendo alla realizzazione di fascicoli completi e facilmente ricercabili da parte di tutti gli utenti.

Tramite l'identificazione di chiavi di ricerca specifiche è possibile avere in tempo reale l'intera storia operativa eseguita sul singolo prodotto

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