Gestione documenti di valutazione geologica | ARXivar

L'azienda richiedente, una Società che fornisce servizi specialistici e consulenze a supporto delle attività di geologia, ci ha espresso la necessità di definire e rendere il più fluido possibile il processo di generazione dei "documenti di valutazione geologica", commissionati dai loro clienti.

Tali scritture sono composte da più sezioni, ognuna riguardante un aspetto specifico dell'attività di valutazione, propria dello studio. Ciascuna di queste viene redatta e controllata da una risorsa interna differente, per cui sono previsti diversi passaggi di mano prima di arrivare alla compilazione definitiva dell'intero documento.

Una volta terminata questa attività, il documento viene firmato da ciascun professionista coinvolto; l'atto viene quindi inviato al cliente e rappresenterà la certificazione ufficiale, anche a fini legali, in suo possesso, in merito alla valutazione geologica.

L'esigenza di gestione espressa presenta quindi diverse sfaccettature:

• Instaurare un sistema di comunicazione efficiente, in modo tale che tutti gli attori del processo siano a conoscenza dello stato dell'arte e sappiano, dunque, quando è il momento di dare il proprio contributo alla stesura della pratica
• Garantire l'ufficialità del lavoro, anche e soprattutto verso l'esterno, con l'apposizione di una firma di ampio valore legale, legata al gestore di ogni singola sezione del documento
• Inviare la pratica al cliente finale una volta terminata la stesura, tenendo traccia dell'avvenuto invio

È stato costruito un workflow ad hoc, che tenesse conto delle "specifiche" espresse dall'azienda.

In termini di gestione: le figure coinvolte nella stesura di ogni documento potevano cambiare di volta in volta, a seconda della natura del lavoro da svolgere.

In ARXivar si è così provveduto a creare dei task che tenessero conto di questo aspetto, e coinvolgessero solamente le risorse interessate; il tutto tramite un'opportuna codifica delle relazioni tra tipologia di attività ed attori coinvolti

In termini di ufficialità del documento: ciascun professionista, al termine della gestione della propria sezione, ha potuto certificare il proprio lavoro tramite l'utilizzo di una propria firma elettronica qualificata.

In termini di comunicazione: l'avanzamento dei lavori viene condiviso, grazie ad appositi avvisi automatici, inviati da ARXivar, al termine di ogni task, alle risorse interessate. Una volta terminata la stesura, sarà il modulo ARXLink ad occuparsi dell'invio al cliente finale del lavoro, sia in formato p7m (che garantisce la validità legale) sia in pdf (per una più semplice fruizione da parte del cliente).

I risultati raggiunti sono stati nettamente migliorativi sotto molteplici aspetti:

• Velocità di gestione: gli automatismi introdotti in termini di comunicazione, la facilità di consultazione delle informazioni e la possibilità di firmare in piena autonomia ciascuna sezione di competenza hanno reso l'intero processo estremamente fluido e semplice da gestire
• Certezza della procedura: la tracciatura di ogni fase di lavorazione, grazie all''utilizzo di ARXivar in ogni fase operativa, consente di avere uno storico, conservato, di tutte le fasi di redazione di ciascun documento e di tutte le comunicazioni intercorse, sia internamente che verso il cliente finale
• Risparmio di tempo e risorse: l'eliminazione quasi totale di ogni attività manuale di gestione del processo (invio mail al cliente, avvisi alle risorse dello stato del progetto, conservazione e consultazione del cartaceo,…) ha comportato un evidente riduzione delle tempistiche di gestione, offrendo la possibilità di coinvolgere le risorse in attività diverse