xFIR e RENTRI 2026: novità e scadenze per la tracciabilità digitale dei rifiuti

Dal 13 febbraio 2026, il processo di gestione dei rifiuti tramite RENTRI si evolve grazie all’introduzione dell’xFIR, la versione digitale del formulario FIR. Leggi l’approfondimento.

Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) è il sistema per la gestione digitale dei rifiuti che consente di monitorare in tempo reale tutte le fasi del loro ciclo di vita.

Tale sistema è stato introdotto dal MASE (Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica) nel 2024 con l’biettivo di:

• raccogliere dati affidabili e statistici per migliorare la gestione dei rifiuti a livello nazionale;
• contrastare fenomeni di smaltimento illecito, come interramenti, sversamenti o trattamenti non conformi, in particolare per i rifiuti pericolosi.

Questo sistema, dunque, nasce come obbligo normativo, ma rappresenta anche un’opportunità strategica per la digitalizzazione dei processi aziendali e l’efficientamento energetico delle imprese.

Il RENTRI introduce un sistema informativo centralizzato, simile al SdI per la fatturazione elettronica, che consente di:

• tracciare in tempo reale le movimentazioni dei rifiuti;
• standardizzare i flussi informativi;
• garantire maggiore trasparenza e controllo lungo tutta la filiera.

Con l’adozione del RENTRI, documenti fondamentali come il FIR (Formulario di Identificazione dei Rifiuti) e il Registro di carico e scarico diventano documenti informatici, soggetti agli obblighi di conservazione digitale a norma definiti dalle Linee Guida AgID.

Prima dell’introduzione del RENTRI, il FIR era un documento cartaceo composto da quattro copie, che accompagnava il rifiuto in tutto il suo ciclo di vita: dalla produzione fino allo smaltimento o trattamento finale.

La cosiddetta “quarta copia del FIR” doveva essere restituita dal destinatario al produttore iniziale per attestare il completamento del ciclo. Tuttavia, questo sistema presentava diverse criticità:

• possibilità di modificare o manomettere i documenti;
• tempistiche di restituzione spesso troppo ampie;
• scarso monitoraggio dello stato dei rifiuti in tempo reale.

La piattaforma RENTRI permette di superare questi limiti attraverso la digitalizzazione del flusso informativo, rendendo ogni passaggio immutabile.

Il Registro di carico e scarico è un documento in cui vengono riportate, in ordine cronologico, tutte le operazioni di produzione (carico) e uscita (scarico) dei rifiuti, indicando quantità, tipologia, origine e destinazione.

Questo registro prevede un aggiornamento entro tempistiche precise e deve essere conservato per diversi anni, rappresentando un elemento centrale in caso di controlli da parte degli enti preposti.

Come previsto dalla regolamentazione tecnica in materia di tenuta e conservazione dei registri, prima del trasferimento al sistema di conservazione a norma, il medesimo dovrà essere firmato digitalmente con firma elettronica qualificata.

Nella sua versione cartacea, il monitoraggio dei flussi di rifiuti risultava complesso, aumentando il rischio di incongruenze documentali. Con il RENTRI, il registro è stato digitalizzato, consentendo una gestione più trasparente e uniforme.

L’iscrizione al RENTRI è obbligatoria per tutti i soggetti che concorrono nella gestione dei rifiuti, tra cui:

• produttori;
• trasportatori;
• intermediari;
• impianti di stoccaggio;
• impianti di trattamento e smaltimento.

Con il RENTRI, tutta la gestione della filiera, prima basata su documentazione cartacea, viene progressivamente trasferita in modalità digitale.

Al seguente link  – Esclusione dall’obbligo di iscrizione al RENTRI – si indicano gli operatori obbligati all’iscrizione al RENTRI, come da aggiornamento normativo della Legge 199 del 30/12/2025 pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n.301 del 30/12/2025 che ha sostituito il comma 3-bis dell’articolo 188-bis del decreto legislativo 3 aprile 2006, n. 152.

L’iscrizione al RENTRI segue un calendario scaglionato, pensato per accompagnare gradualmente le imprese verso questa nuova modalità di gestione.

Da dicembre 2024 a febbraio 2025, l’iscrizione era prevista per i gestori e i produttori di rifiuti (pericolosi e non) con più di 50 dipendenti. Successivamente, da giugno ad agosto 2025, l’obbligo si è esteso alle aziende con più di 10 dipendenti.

A partire dal 13 febbraio 2026, l’adesione al RENTRI diventa obbligatoria per tutte le aziende produttrici di rifiuti speciali e/o pericolosi.

Nel complesso, si stima che nel 2026 l’iscrizione al registro di tracciabilità dei rifiuti coinvolgerà più di un milione di nuove partite IVA, segnando un passaggio rilevante verso una gestione più digitale, trasparente e sostenibile.

Dal 13 febbraio 2026 entrano in vigore i nuovi obblighi xFIR, che prevedono l’utilizzo del FIR digitale come unico strumento di movimentazione dei rifiuti. Tale documento dovrà essere emesso, gestito e conservato esclusivamente in modalità digitale.

Grazie all’adozione dell’xFIR, la tracciabilità dei rifiuti 2026 verrà completamente digitalizzata e non sarà più previsto l’utilizzo del FIR cartaceo, fatta eccezione per i produttori di rifiuti esenti dall’iscrizione al RENTRI.

L’utilizzo del FIR digitale è obbligatorio per i seguenti soggetti iscritti al RENTRI:

• aziende produttrici di rifiuti pericolosi, indipendentemente dal numero di dipendenti;
• produttori con meno di 10 dipendenti, limitatamente ai rifiuti pericolosi;
• produttori di rifiuti derivanti da attività agricole, edili, commerciali, di servizio e sanitarie, per quanto riguarda i rifiuti pericolosi.

Per questi ultimi due soggetti, l’utilizzo dell’xFIR per i rifiuti non pericolosi resta facoltativo, ma rimane fortemente consigliato per garantire una maggiore uniformità e semplificazione dei processi.

Le aziende non iscritte al RENTRI, ovvero imprese con meno di 10 dipendenti che producono esclusivamente rifiuti non pericolosi, potranno continuare invece a utilizzare il FIR cartaceo.

Chi decide il tipo di FIR da utilizzare? La scelta è sempre in capo al produttore/detentore:

• Se il produttore/detentore è obbligato all’emissione digitale, anche trasportatore e destinatario dovranno gestire il FIR solo in formato digitale.
• Se il produttore/detentore non è obbligato, tutti i soggetti coinvolti dovranno utilizzare il FIR cartaceo.

L’xFIR viene emesso dal produttore/detentore o dal trasportatore se delegato tramite il portale RENTRI o sistemi gestionali integrati , che avvia il documento inserendo le informazioni necessarie alla tracciabilità della movimentazione. Il FIR dovrà essere vidimato (la vidimazione avviene sempre tramite il RENTRI) e firmato digitalmente.

In questa fase vengono indicati:

• dati del rifiuto;
• informazioni sul trasporto;
• operatore logistico incaricato;
• peso del carico.

La compilazione avviene congiuntamente da tutti i soggetti coinvolti – produttore, trasportatore e destinatario – ciascuno dei quali inserisce e valida la propria sezione con una firma digitale.

Una volta completato, il FIR digitale viene trasmesso al RENTRI, dando avvio al processo di movimentazione del rifiuto e garantendo una tracciabilità immediata del flusso.

Il documento deve essere firmato digitalmente da ogni soggetto intervenuto nella movimentazione dei rifiuti utilizzando un certificato di Firma Elettronica Qualificata, Avanzata (CIE e TS-CNS) oppure con il certificato di firma remota RENTRI, associato il singolo operatore.

Durante il trasporto, il Trasportatore integra i dati relativi a soste, trasbordi o altri eventi significativi. Può farlo anche in mobilità, sempre tramite il gestionale o i servizi RENTRI. Ogni aggiornamento è accompagnato da una nuova firma digitale.

La fase finale del processo prevede l’accettazione del rifiuto da parte del destinatario, che potrebbe essere un centro di stoccaggio, un impianto per il trattamento dei materiali o una discarica.

Il Destinatario verifica la corrispondenza del carico e appone la propria firma elettronica qualificata, inserisce l’esito dell’accettazione (o il rifiuto) del carico completando così il ciclo di movimentazione. Entro due giorni lavorativi (e non più entro 90 giorni), deve restituire al Produttore la copia completa firmata dell’ xFIR, tramite il RENTRI. Questo passaggio è essenziale per adempiere agli obblighi previsti dall’articolo 188 del D.Lgs. 152/2006.

Una volta conclusa questa fase, l’xFIR viene trasmesso al RENTRI e inviato in Conservazione Digitale.

Tutti i documenti generati e gestiti tramite il RENTRI sono a tutti gli effetti documenti informatici e, come tali, devono essere conservati in conformità alle Linee Guida AgID, garantendo la loro integrità, autenticità, immodificabilità e tracciabilità nel tempo.

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