La conservazione delle PEC non è una scelta ma un obbligo
La conservazione a norma delle PEC (Posta Elettronica Certificata) è un obbligo per legge per chiunque utilizzi questo strumento per comunicazioni aventi valore civilistico (professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni). Questo significa che le PEC, una volta inviate e ricevute, devono essere conservate a norma per un periodo di almeno 10 anni.
La mancata conservazione delle PEC può comportare seri rischi, come la perdita di prove in caso di contenzioso o l'impossibilità di adempiere a obblighi fiscali o amministrativi. Tuttavia, la scarsa consapevolezza di tali rischi può portare a sottovalutare l'importanza della conservazione a norma.
Perché è necessario conservare i messaggi di posta elettronica certificata
I provider di PEC non garantiscono la conservazione a norma di legge delle e-mail certificate ma offrono comunque un servizio di conservazione dei log di trasmissione e ricezione per un periodo di circa 30 mesi.
Tuttavia, è importante precisare che la conservazione dei soli log non è equivalente alla conservazione a norma di legge delle PEC. I log, infatti, non contengono il contenuto delle PEC e degli allegati, che è l’elemento fondamentale per la loro validità legale nel tempo.
La conservazione digitale a norma è un obbligo giuridico e deve essere effettuata nel rispetto delle normative vigenti.
Le norme che regolano la Conservazione PEC
L'obbligo di conservare i messaggi di posta elettronica certificata deriva da diverse normative.
Il D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 regolamenta il servizio di posta elettronica certificata (PEC) in Italia, disponendone le modalità e requisiti d'uso, organizzativi e giuridici. Tuttavia, il decreto pur stabilendo alcuni principi fondamentali che sono rilevanti per la conservazione non specifica i requisiti e le modalità.
Per la Conservazione a Norma delle PEC è necessario fare riferimento ad altre normative come l'Articolo 2214 del Codice civile che impone la conservazione ordinata di "originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite" e l'Articolo 2220 del Codice civile che stabilisce la durata della conservazione per 10 anni.
La conservazione a norma delle PEC è regolamentata anche dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) – articolo 43 che stabilisce l'obbligo di conservare i documenti informatici, tra cui le PEC, per un periodo di tempo definito dalla normativa e all'articolo 44 che disciplina i requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici.
Infine, le Linee Guida AgID sulla conservazione a norma della PEC stabiliscono i requisiti tecnici e organizzativi che i sistemi di conservazione devono rispettare per garantire l'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei messaggi PEC conservati.
Come conservare a norma i messaggi PEC
È bene sapere che non tutte le pratiche di conservazione sono valide: salvare le PEC non è sufficiente, peggio, stamparle significherebbe alterare la forma originale del documento digitale con il rischio di avere in mano una copia analogica dal valore legale inferiore rispetto all'originale digitale da cui è tratta.
È necessario affidarsi ad un processo di Conservazione Digitale a norma di legge che attraverso processi tecnologicamente avanzati come la marca temporale e la firma digitale, ha lo scopo fondamentale di garantire al documento nel tempo:
- Autenticità: La PEC conservata deve corrispondere all'originale inviato e ricevuto.
- Integrità: La PEC conservata non deve essere stata alterata in alcun modo.
- Affidabilità: La PEC conservata deve essere accessibile e consultabile nel tempo.
- Leggibilità: La PEC conservata deve essere leggibile con i software comunemente utilizzati.
- Reperibilità: La PEC conservata deve essere facilmente reperibile.
Di fatto la conservazione digitale non solo garantisce la conformità alla normativa, ma anche l'estensione per 10 anni del valore legale del recapito.
ARXivar Conservazione PEC per conservare e archiviare a norma di legge le PEC
La gestione di un archivio di PEC conservate a norma può risultare complessa, soprattutto per le aziende o le realtà che gestiscono un elevato volume di messaggi.
ARXivar Conservazione PEC è il servizio Web personalizzabile, semplice e sicuro per l'archiviazione e conservazione a norma delle PEC.
Il servizio di conservazione copia e trasferisce i messaggi presenti nella tua casella di posta certificata, di qualunque provider essa sia, archiviandoli automaticamente in un ambiente logico e ordinato per la gestione e la consultazione.
ARXivar Conservazione PEC consente di cancellare serenamente i messaggi dalla casella PEC sapendo di acquisire un'archivio di consultazione più confortevole allo stesso tempo creare un archivio a norma, secondo requisiti di legge sulla conservazione digitale elettronica che garantisce il valore legale e probatorio dei messaggi nel tempo.
Il servizio è certificato ISO 27001, ISO 9001 e iscritto nel Marketplace di AgID a garanzia di affidabilità, sicurezza e qualità̀.