Gestione digitale DDT

Un DDT, acronimo di Documento di Trasporto, è un documento che accompagna la spedizione di merci o servizi da un mittente a un destinatario.

Tradizionalmente, i DDT venivano emessi su supporto cartaceo, con copie multiple che venivano consegnate a tutti gli attori coinvolti nel trasporto e nella consegna delle merci. Tuttavia, con l’avvento delle tecnologie digitali, è diventato sempre più comune l’utilizzo dei DDT digitali.

I DDT digitali stanno cambiando il modo in cui le aziende gestiscono i documenti di trasporto. Grazie alla loro natura elettronica, semplificano i processi, migliorano l’efficienza operativa, consentono una migliore tracciabilità e offrono vantaggi in termini di risparmio di tempo e denaro.

Le potenzialità del DDT digitale

Un DDT digitale è l’equivalente elettronico del tradizionale documento cartaceo di trasporto. È un documento in formato digitale che contiene le informazioni relative alla consegna di merci o servizi da un mittente a un destinatario. Il DDT digitale viene generato, firmato e conservato in formato elettronico, eliminando la necessità di documenti cartacei fisici.

Sono documenti che hanno valore probatorio e sono validi ai fini fiscali e, come tali, devono essere conservati a norma.

Digitalizzare i documenti di trasporto rappresenta solo una parte del più vasto processo di gestione digitale del ciclo dell’ordine, il DDT segue un ordine d’acquisto e precede, o è contestuale, all’emissione della fattura.

• Velocizzazione spedizione della merce: I DDT digitali consentono un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. Con il DDT cartaceo basta un inconveniente di poco conto come la rottura di una stampante o l’esaurimento di un toner di inchiostro per inceppare il processo di stampa delle bolle.
• Fine della stampa dei DDT: riduzione dei costi di stampa, con migliaia e migliaia di pagine stampate in meno al giorno. Meno alberi vengono abbattuti per produrre carta e viene ridotta l’emissione di CO2 associata al trasporto dei documenti fisici.
• Processi aziendali snelli e ciclo dell’ordine digitalizzato: le informazioni possono essere inserite elettronicamente e condivise con facilità tra i diversi attori coinvolti nella catena di distribuzione, come fornitori, trasportatori e destinatari. Ciò riduce il rischio di errori di trascrizione e velocizza l’elaborazione delle informazioni.
• Tracciabilità migliorata: con i DDT digitali, è possibile tenere traccia dell’intero ciclo di vita di un documento, dalla generazione alla consegna. Le informazioni possono essere facilmente accessibili e consultabili in qualsiasi momento, consentendo un maggiore controllo e monitoraggio delle spedizioni.
• Conservazione a norma: l’adozione dei ddt digitali e di sistemi di gestione documentale come ARXivar, può semplificare il processo di conservazione, consentendo di conservare i DDT in modo sicuro e organizzato, facilitando anche la consultazione in caso di necessità.

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