Reminder Verifiche: workflow per gestire scadenze e verifiche periodiche | ARXivar

L’azienda cliente, che si occupa del noleggio e della vendita di macchinari, deve gestire le verifiche periodiche delle attrezzature e macchinari in modo efficiente e conforme alle normative vigenti. È fondamentale garantire che tutte le scadenze siano rispettate e che i documenti relativi alle verifiche siano correttamente caricati e aggiornati, per evitare ritardi e sanzioni.

Per questa ragione, l’azienda cliente presentava l’esigenza di un sistema per ottimizzare la gestione delle verifiche periodiche dei macchinari aziendali.

Questa attività deve essere assegnata ad un operatore che dovrà prenderla in carico e gestirla entro la scadenza stabilita. Al termine sarà necessario caricare il documento e aggiornare le informazioni di verifica al fine di assicurare la conformità dei dati.

Il workflow “Reminder Verifiche”è stato progettato per soddisfare l’esigenza con un sistema automatizzato e affidabile per:

1. Gestire le scadenze: assicura che le verifiche vengano eseguite puntualmente grazie a notifiche automatizzate che avviano il processo in anticipo rispetto alla data di scadenza prevista, permettendo al team di organizzarsi e gestirle tempestivamente. Questo approccio proattivo riduce al minimo il rischio di ritardi e assicura che le attività siano svolte nei tempi previsti.
2. Assegnare il verificatore: permette di assegnare facilmente un verificatore specifico tramite l‘inserimento di un indirizzo e-mail nella variabile dedicata. Quando il task viene chiuso, il sistema invia una notifica al verificatore con i documenti migliorando la comunicazione e la puntualità nelle assegnazioni.
3. Aggiornare le informazioni di profilo: facilita l’adeguamento delle informazioni di profilo, garantendo che le date delle verifiche periodiche e le relative scadenze siano aggiornate, mantenendo la conformità aziendale.

L’implementazione del workflow di gestione scadenze ha portato a significativi miglioramenti:

1. Maggiore efficienza nella gestione delle verifiche: l’automazione delle notifiche e l’aggiornamento continuo delle informazioni di profilo hanno aumentato l’efficienza operativa, riducendo il carico di lavoro manuale e degli errori.
2. Riduzione dei rischi di non conformità: grazie alla gestione proattiva delle scadenze, il rischio di non conformità è stato notevolmente ridotto, migliorando la sicurezza e la qualità operativa.
3. Miglioramento dell’organizzazione e della trasparenza: ogni passaggio del workflow è documentato e tracciabile, offrendo una gestione organizzata e responsabile delle verifiche, con un elevato grado di trasparenza.

Punti di forza aggiuntivi

1. Gestione centralizzata di tutte le scadenze: utilizzando una piattaforma unica, tutte le scadenze di verifica vengono gestite centralmente, integrando i dati direttamente con il gestionale ERP in uso per garantire che le informazioni siano sempre aggiornate e facilmente accessibili.
2. Personalizzazione della soluzione: il workflow di gestione scadenze può essere adattato alle esigenze specifiche di ogni cliente, offrendo una soluzione su misura che si integra perfettamente nei processi aziendali esistenti.
3. Supporto e assistenza localizzati: il supporto tecnico e l’assistenza sono basati in Italia, garantendo un servizio clienti reattivo e una comunicazione efficace in lingua italiana.
4.  Sicurezza dei dati: tutti i documenti e le informazioni delle verifiche sono sotto il totale controllo del cliente, garantendo sicurezza e riservatezza dei dati.