Trasformazione digitale del processo operativo per impresa di sistemi di sicurezza | ARXivar

Un’azienda pistoiese leader nella produzione di sistemi professionali di sicurezza, impianti anti-intrusione, sistemi di allarme antincendio e impianti di videosorveglianza, operativa da oltre 20 anni, ha manifestato la necessità di strutturare e centralizzare l’intero processo operativo, prima frammentato tra telefonate, Excel, WhatsApp e documenti cartacei.

I principali obbiettivi dell’azienda erano:

• migliorare la tracciabilità di richieste, interventi e preventivi;
• ridurre errori dovuti alla gestione non integrata e alla dispersione delle informazioni;
• avere un flusso semplice, lineare e condiviso tra segreteria, titolari, commerciali, tecnici, magazzino e amministrazione.

Grazie adARXivare la flessibilità nel design dei workflow strutturati, TD Group ha realizzato il seguente progetto.

Per le richieste di preventivo

• Modulo di raccolta dati cliente.
• Presa in carico del commerciale e pianificazione sopralluogo.
• Verbale tecnico standardizzato.
• Creazione del preventivo con listini integrati e generazione automatica del documento Word.
• Gestione copia commissione e avvio delle fasi logistiche.
• Preparazione materiali, pianificazione tecnica e task automatici ai tecnici.
• Esecuzione, buoni di lavoro digitali e generazione profilo impianto con garanzie e contratti.

Per assistenza/riparazione

• Registrazione strutturata della richiesta con classificazione automatica.
• Valutazione tecnica preliminare consultando storico cliente.
• Pianificazione per priorità e località, con eventuale materiale da preparare.
• Ottimizzazione degli slot giornalieri.
• Task ai tecnici, compilazione buoni di lavoro e aggiornamento pratica.

Processi aggiuntivi

• Integrazione con gestionale Picam (anagrafiche, fatture, scadenze).
• Importazione Excel per schede cliente e contratti di manutenzione.
• Gestione partite aperte con vista centralizzata.
• Calcolo automatico ore dei tecnici e note spese.
• Geolocalizzazione attività e sincronizzazione con Google Calendar.

L’adozione del processo strutturato in ARXivar ha permesso di ottenere.

Maggiore efficienza operativa

• Riduzione drastica delle comunicazioni frammentate e degli errori di trascrizione.
• Automatizzazione dei passaggi chiave (notifiche, documenti, assegnazioni).
• Pianificazione più rapida e precisa degli interventi.

Tracciabilità e controllo

• Ogni fase lascia una traccia consultabile nel fascicolo cliente.
• Maggiore visibilità su materiali, attività svolte, tempi tecnici, costi, garanzie e contratti.
• Monitoraggio economico (partite aperte, contratti attivi, manutenzioni).

Migliore qualità del servizio

• Tempi di risposta più brevi.
• Preventivi chiari e professionali, maggiormente personalizzabili.
• Interventi più organizzati e possibilità di ottimizzare le uscite dei tecnici.

Digitalizzazione completa del processo

• Eliminazione della dipendenza da Excel e fogli cartacei.
• Centralizzazione di dati, documenti e flussi operativi.
• Possibilità di estendere in futuro automazioni, firme digitali, geolocalizzazione e sincronizzazioni.