Soluzione per la gestione e l’approvazione delle Richieste di Acquisto | ARXivar

Per molte imprese, la gestione delle richieste di acquisto, o rda, può essere un impegno dispendioso in termini di risorse economiche ma anche “temporali”. Il servizio richiesto dall’azienda cliente nasce dall’esigenza di una soluzione che le consentisse di gestire in modo rapido e automatico il processo di inserimento e approvazione delle richieste di acquisto (rda) e, a seguire, la generazione e l’invio diretto dell’ordine tramite ERP.

All’interno di ARXivar è stata creata una maschera per la raccolta dei dati necessari alla redazione della rda richiesta di acquisto. Sono stati definiti campi obbligatori e campi facoltativi. La richiesta di acquisto viene compilata dagli utenti autorizzati precedentemente identificati.

Una volta completata la rda richiesta di acquisto il workflow si occupa di:

• Generare un documento unico per tutte le tipologie di richieste attraverso un template prestabilito, recuperando i dati dalla richiesta stessa.
• Smistare le richieste di acquisto all’ufficio acquisti.

La richiesta di acquisto rda viene valutata formalmente da parte dell’ufficio acquisti, che esaminerà i dati e i documenti inseriti e procederà alla conclusione del task scegliendo uno fra questi esiti:

1. SOSPESO – Il task ritorna all’utente che ha inserito la rda, con eventualmente indicate le motivazioni, in modo che la rda possa essere corretta e re inoltrata dall’utente.
2. RESPINTO – La richiesta non è stata approvata e il workflow termina.
3. VALIDO – La richiesta di acquisto (il processo) prosegue con il controllo del budget in essa indicato.

L’ufficio acquisti effettua la verifica della disponibilità del budget prima dell’approvazione. I possibili esiti del task sono i seguenti:

1. APPROVATO – Il processo continua.
2. NON APPROVATO – La richiesta non è stata approvata e il workflow termina. All’utente verrà poi inviata una mail con indicato la motivazione (obbligatoria) dell’esito.
3. EXTRABUDGET – il task sarà inviato all’ufficio competente per l’approvazione.

• L’ufficio acquisti sceglie il fornitore.
• ARXivar trasferisce i dati acquisiti all’ERP per la creazione dell’Ordine di Acquisto (Oda) e resta in attesa del ritorno delle informazioni e documenti.
• Se previsto, l’Oda generato può essere inviato ad ARXivar dall’ l’ERP.
• Invio della mail al fornitore. L’ordine di acquisto può essere inviato al fornitore direttamente da ARXivar.
• Il workflow appena riceve i dati da ERP, a testimonianza che l’ordine è stato eseguito, attende la data di presunta consegna e alla scadenza invia un task all’utente per la verifica del ricevimento del bene/servizio.

Il task si potrà concludere con i seguenti esiti:

1. EVASO – In questo caso si potrà procedere al pagamento e alla registrazione della fattura.
2. NON EVASO – l’utente potrà indicare una nuova data di consegna e mettere quindi il workflow in attesa della nuova scadenza, oppure annullare l’ordine.
3. EVASO PARZIALE – In questo caso l’utente dovrà indicare la quantità ricevuta e la data presunta di consegna della parte restante dell’ODA. Il workflow si metterà in attesa della nuova data scadenza.

ARXivar invierà nuovamente i dati a ERP per aggiornare lo stato dell’ordine.

• Le procedure standard di gestione delle richieste di acquisto e del seguente processo di verifica e approvazione vengono completamente digitalizzate e automatizzate, con un risparmio di tempo notevole.
• Le richieste ora potranno avvenire solo tramite ARXivar e non più con metodi tipo: e-mail, telefonate o post it. ARXivar diventa quindi l’unico strumento aziendale per poter effettuare una nuova richiesta di acquisto rda.
• La documentazione prodotta viene centralizzata, digitalizzata e resa sempre disponibile all’interno di pratiche create per ogni singola rda.
• Il passeggio dei dati tra ARXivar e ERP permette agli utenti di recuperare in automatico i dati per la creazione dell’ordine d’acquisto e successivamente per la gestione dell’ordine con il fornitore.