Soluzione realizzata da Smeup
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L'azienda cliente, attiva nella produzione di detergenti e saponi, presentava un sistema di gestione documentale diventato ormai obsoleto e non più aggiornabile. Per questa ragione, il cliente ha espresso l'esigenza di ottimizzare e modernizzare questo aspetto nella propria gestione interna.
In particolare, l'esigenza riguardava la gestione dei processi di acquisizione, memorizzazione e gestione dei seguenti flussi aziendali, attualmente gestiti sulla piattaforma WebRainbow 4:
- Fatture cliente
- DDT vendita
- Ordini cliente
- Fogli di carico
- Navette
Il cliente ha richiesto di analizzare quanto implementato sull'attuale sistema WR4 e le eventuali revisioni dei requisiti segnalate dagli utenti individuati come Key Users per i processi in oggetto. Successivamente, al completamento della migrazione dei documenti elencati in precedenza, i flussi di lavoro ancora gestiti su WR4 saranno analizzati e valutati per l'eventuale migrazione.
DESCRIZIONE PROCESSO ATTUALE
- I documenti, quali fatture, DDT, ordini, fogli di carico e Navette, vengono generati sul sistema gestionale e poi memorizzati sul sistema WR4 tramite l'elaborazione di opportuni file testo in formato CSV (campi separati da ";").
- Alcune informazioni sono recuperate direttamente dal DB dell'AS400 tramite opportune query SQL.
- Per i flussi in analisi la comunicazione è sempre monodirezionale, quindi dal gestionale a WebRainbow.
I documenti riguardano le varie società del gruppo Cliente. Per alcune di queste società, la migrazione all'interno del nuovo sistema di gestione documentale rappresenta l'occasione per integrare i loro flussi ed uniformarsi alle altre aziende del gruppo.
La procedura di importazione verrebbe inoltre irrobustita per minimizzare gli errori e tentare automaticamente il recupero di quanto non andato a buon fine nella prime sessioni di importazione.
Realizzazione
Per soddisfare l'esigenza espressa dall'azienda cliente è stata implementata la piattaforma di Document & Workflow Management ARXivar NEXT come nuovo sistema di gestione documentale.
Con ARXivar NEXT andiamo a recuperare tutto quello già presente in WR4 senza nessuna perdita, fornendo le stesse funzionalità che gli utenti erano già abituati ad avere. Inoltre, si fornisce uno strumento aggiornato e adeguato alle esigenze attuali in cui è possibile integrare anche altri processi non ancora presi in considerazione, abbinati all'uso di workflow appositi che ne permettono una migliore gestione e condivisione tra tutti gli utenti coinvolti.
Inoltre ARXivar, essendo uno strumento interamente web, permette l'utilizzo della rete aziendale in totale sicurezza e comodità anche fuori dagli uffici aziendali e tramite l'uso dei dispositivi mobile.
Risultati
L'implementazione di tale soluzione ha contribuito a un notevole miglioramento dell'efficienza e della qualità dei processi aziendali in essere. I principali benefici riscontrati sono i seguenti:
1. Maggiore Efficienza Operativa: La digitalizzazione e l'automazione dei processi e della gestione documentale riduce significativamente i tempi di elaborazione e messa a disposizione della documentazione. La gestione elettronica e centralizzata delle informazioni elimina i ritardi e le inefficienze legate ai processi manuali.
2. Miglioramento della Tracciabilità e della Visibilità: L'uso di ARXivar NEXT garantisce una gestione centralizzata e facilmente accessibile di tutta la documentazione. Questa maggiore visibilità permette di monitorare più efficacemente lo stato e la conformità dei documenti.
3. Centralizzazione della Documentazione: La soluzione permette di centralizzare la gestione della documentazione, assicurando che tutte le informazioni rilevanti siano archiviate e gestite in un unico sistema. Questa centralizzazione migliora l'accesso e la coerenza dei dati, facilitando la consultazione e la gestione delle informazioni.
4. Maggiore Conformità e Sicurezza: La gestione elettronica dei documenti e l'archiviazione automatizzata migliorano la conformità alle normative e agli standard aziendali. L'uso di tecnologie avanzate riduce il rischio di perdita o alterazione dei documenti, garantendo una maggiore sicurezza e integrità dei dati.
Grazie ad ARXivar NEXT sono state standardizzate e velocizzate tutte le procedure di acquisizione e gestione documentazione aziendale. La flessibilità del prodotto, unita ad una valida analisi e progettazione della soluzione in collaborazione con gli utenti e consulenti Smeup, consente di gestire le varie complessità e variabilità dei processi rispondendo ad ogni esigenza delle varie funzioni aziendali del cliente coinvolte in modo efficace senza rinunciare all'efficienza e alla semplicità di utilizzo della soluzione implementata.
Smeup
SMEUP è il partner ideale per le aziende che vogliono essere accompagnate nel processo della Digital Transformation, valorizzando intelligenze e processi di lavoro sotto la guida dell’innovazione. Siamo presenti sul territorio italiano con 23 sedi ed oltre 610 risorse che seguono 2600 clienti in Italia e nel mondo. Grazie allo sviluppo di soluzioni software strategiche e l’implementazione di infrastrutture dinamiche, siamo un centro di competenza sia sulle tecnologie che sui processi. I cambiamenti degli ultimi anni hanno portato ad una accelerazione nell’adozione di tante nuove tecnologie che si rendono ormai indispensabili per restare competitivi. Siamo convinti che le aziende in grado di integrare la potenzialità delle tecnologie e le intelligenze che risiedono nei loro processi e nelle loro persone affronteranno il futuro da protagoniste.
