Sistema di gestione deleghe per organizzare i processi aziendali | ARXivar

Un'organizzazione aziendale efficace, anche in termine di prevenzione dei reati, deve includere un'adeguata ripartizione delle funzioni e dei poteri tra i diversi soggetti che operano nel contesto societario.

Il cliente, grazie alla definizione in ARXivar di un equilibrato sistema di deleghe, ha predisposto una gestione dei processi coerente rispetto alle responsabilità definite, con una precisa circoscrizione dei poteri di azione, limitati da soglie di valore ed eventualmente in combinazione con soglie congiunte ad altri direzioni e funzioni aziendali.

I processi aziendali tengono quindi conto delle deleghe e vengono segnalate le operazioni non rientranti nelle proprie deleghe e suggerite le azioni da intraprendere per completare il processo.

I documenti intesi come atti scritti dell'organo amministrativo, delibere del CDA o atti notarili relativi alle deleghe siano esse di Funzione ex.art. 16 d.lgs. 81/2008, Gestorie (ex art. 2381 c.c.) o Procure Speciali (ex art. 2209 c.c.) vengono archiviati con data certa e le deleghe considerate nell'ambito dei processi operativi e decisionali del cliente.

I documenti di delega vengono resi disponibili al soggetto aziendale interessato che le può completare con i dati mancanti e completando il processo con la firma del documento.

Questo sistema integrato di gestione delle deleghe ha permesso al cliente di organizzare i processi decisionali aziendali con consapevolezza e sicurezza, nel rispetto delle norme.

Ad esempio:

• si evita che un singolo soggetto possa gestire in autonomia un intero processo senza averne l'autorizzazione per funzione o limiti di spesa/investimento;
• si è tenuto traccia degli atti compiuti e delle operazioni effettuate per poter monitorare anche successivamente le azioni di ogni soggetto coinvolto;
• si sono ridotte o azzerate le possibilità di commettere reati o errori anche in buona fede.