Registrazione degli accessi dipendenti alla postazione di lavoro | ARXivar

Il cliente si trovava di fronte alla sfida di ottimizzare la gestione del tempo di lavoro dei propri dipendenti. La necessità era, in primo luogo, quella di monitorare e registrare le ore lavorate da ciascuno, per poi generare in modo automatico dei report mensili da inviare all'ufficio paghe.

Il processo esistente non garantiva un flusso di dati affidabile e aggiornato, rendendo complesso il calcolo delle retribuzioni. Per risolvere questa criticità, era necessario un sistema che permettesse la registrazione degli accessi dei dipendenti alla postazione di lavoro e, così facendo, di registrare le ore lavorate, ottimizzando di conseguenza anche il lavoro dell'ufficio paghe.

Per soddisfare questa esigenza, è stata sviluppata una soluzione basata su ARXivar NEXT, già presente in azienda, arricchendolo con un interfaccia front end personalizzata.

Il progetto è stato suddiviso nelle seguenti fasi:

1. Inserimento dei dati dei dipendenti: creazione di una classe documentale personalizzata in ARXivar per raccogliere e organizzare le informazioni anagrafiche dei dipendenti, tra cui nome, cognome, email e ore lavorative giornaliere.
2. Tracciamento delle ore lavorate: creazione di un'ulteriore classe documentale per registrare le ore effettive di lavoro di ogni dipendente, monitorando in modo accurato il tempo trascorso in attività.
3. Interfaccia web personalizzata per il tracciamento delle ore lavorate. All'avvio del computer da parte dei dipendenti, si apre automaticamente l'interfaccia utente ARXivar, personalizzata per il cliente. I dipendenti accedono ad ARXivar con le proprie credenziali e possono:
   – avviare o interrompere la registrazione del tempo tramite un pulsante dedicato, che registra in automatico l'orario di inizio e fine della sessione;
   – visualizzare la data e le ore lavorate nel giorno corrente;
   – consultare le proprie giornate lavorative passate, senza possibilità di modificare i dati già registrati.
4. Creazione di un profilo amministratore: implementazione di un profilo amministratore con privilegi avanzati per la gestione delle presenze. Gli amministratori possono accedere a tutte le registrazioni dei dipendenti e anche modificare o eliminare dati in caso di necessità.
5. Automazione della reportistica mensile: configurazione di un flusso che genera un report Excel il giorno 2 di ogni mese, fondamentale per la gestione delle risorse umane. Il report contiene il riepilogo delle ore lavorate da ciascun dipendente nel mese precedente ed eventuali discrepanze tra le ore pianificate e quelle effettivamente lavorate.
6. Configurazione di un sistema di controllo: creazione di un automatismo, avviato ogni sera alle 21, che controlla se un utente non ha bloccato la registrazione e, in caso positivo, procede a interromperla.

Grazie a questa soluzione, il cliente ha ottenuto un sistema per monitorare le sessioni di lavoro dei dipendenti, con il fine di migliorare il lavoro delle risorse umane.

La soluzione assicura un controllo preciso e sistematico del tempo di lavoro, ottimizzando il flusso di gestione delle presenze e il calcolo delle retribuzioni.

I principali benefici riscontrati sono:

• semplificazione del processo di registrazione delle ore da parte dei dipendenti;
• tracciamento accurato e non manipolabile delle ore lavorative, con dati integri, aggiornati e facilmente accessibili;
• invio automatico dei dati precisi all'ufficio paghe, sulla base dei quali vengono calcolate le retribuzioni, evitando quindi errori umani o imprecisioni;
• sistema trasparente e controllato che consente un'analisi complessiva delle prestazioni.