Controllo e revisione dei manuali per una qualità sempre al top | ARXivar

Il cliente è un'azienda leader nella lavorazione meccanica di materie plastiche e polimeri industriali, con anni di esperienza nel settore. Grazie all'elevata competenza e all'adozione di tecnologie avanzate, l'azienda produce componenti plastici torniti, stampati, estrusi e assemblati, supportando sia grandi che piccole realtà. Si distingue particolarmente per la capacità di effettuare microlavorazioni di precisione, un fattore che le ha permesso di soddisfare le esigenze di settori altamente specializzati come l'automotive, l'aerospaziale, l'elettronico e il farmaceutico.

L'azienda ha riscontrato inefficienze significative nel processo di revisione e redazione dei manuali della qualità. Il sistema precedente creava ritardi e duplicazioni di lavoro. Questo comprometteva la qualità e la tempestività della documentazione tecnica, influendo negativamente sulle operazioni aziendali e sulla conformità normativa.
Era necessario implementare un sistema che potesse:

• definire chiaramente i ruoli e le responsabilità nel processo di revisione;
• ridurre i tempi necessari per la redazione e l'approvazione dei manuali;
• migliorare la qualità della documentazione tecnica;
• assicurare la tracciabilità e la trasparenza delle attività svolte.

Dopo un'attenta analisi del contesto aziendale e delle esigenze operative, tramite ARXivar NEXT, è stata sviluppata una soluzione basata su un flusso di lavoro semplificato e ben strutturato. La soluzione prevedeva l'assegnazione di ruoli chiari e scadenze specifiche, con un processo suddiviso in tre fasi principali.

1. Assegnazione dell'attività di revisione del manuale: Il responsabile dell'assicurazione qualità assegna all'operatore il compito di revisionare e redigere il nuovo manuale.
2. Redazione del nuovo manuale: l'operatore può redigere il nuovo manuale, oppure riassegnare parte dell'attività ad un suo collaboratore, se l'attività non risulta di sua competenza.
3. Revisione e controllo del nuovo manuale: il responsabile verifica il lavoro svolto e se corretto, approva il documento. In caso contrario, può richiedere ulteriori modifiche.

L'intero processo è stato automatizzato tramite un workflow digitale, che ha permesso di migliorare la trasparenza e la tracciabilità delle operazioni.

L'implementazione del nuovo workflow ha portato a notevoli miglioramenti nel processo di revisione dei manuali di qualità.
I principali risultati ottenuti dopo, l'implementazione di ARXivar includono:

• riduzione del tempo medio per la revisione e redazione dei manuali: il processo è stato velocizzato, portando una gestione più reattività alle richieste normative.
• migliore qualità della documentazione tecnica: una revisione più strutturata e precisa ha permesso di ridurre errori e dimenticanze significative.
• tracciabilità migliorata: ogni attività è documentata e monitorabile, facilitando l'identificazione e la risoluzione tempestiva di eventuali problematiche.
• maggiore chiarezza dei ruoli e delle responsabilità: la suddivisione delle responsabilità ha eliminato sovrapposizioni di lavoro, migliorando la produttività nei team.

Grazie a questo progetto, l'azienda ha trasformato un processo critico e complicato in un flusso di lavoro efficiente ed efficacie, ottenendo benefici significativi in termini di produttività e qualità del lavoro.

Nel tempo, la standardizzazione del processo consente di ridurre ulteriormente i costi legati alla gestione dei manuali, migliorando la qualità della documentazione tecnica e garantendo una conformità costante alle normative del settore. Questa soluzione pone le basi per un miglioramento continuo, facilitando l'integrazione di nuove tecnologie e l'espansione dell'azienda senza compromettere la qualità operativa.