Soluzione realizzata da ONEDOC
Settore: Multisettore
Funzione: Risorse umane
Esigenza
Digitalizzare ed organizzare tutta la documentazione richiesta nelle fasi di assunzione di nuovo personale.
Nello specifico, la necessità è relativa sia alla produzione, archiviazione e gestione dei documenti coinvolti che ai flussi di lavoro che ad essi sottendono.
I numerosi documenti previsti devono essere organizzati in modo automatico ed efficiente così da facilitarne la loro ricerca e consultazione; ove prevista, è importante una gestione puntuale della scadenza dei documenti archiviati e dove richiesto anche la conservazione a norma della documentazione.
Realizzazione
In ARXivar viene acquisita automaticamente l'anagrafica della persona per la quale è stata avviata la procedura di onboarding. L'utente del reparto HR può, quindi, procedere da subito al caricamento della proposta di assunzione in ARXivar, senza dover compiere altre attività preliminari. Il documento, a questo punto, necessita di essere validato ed approvato, anche a diversi livelli: ciò è garantito da puntuali task che permettono la consultazione del documento da valutare, insieme alla possibilità di specificare eventuali note lì dove è richiesta l'applicazione di qualche modifica o l'aggiunta e l'indicazione del proprio esito finale di approvazione o rifiuto di quanto sottoposto.
Questo flusso di lavoro, così strutturato ed organizzato, garantisce il costante monitoraggio dello stato di avanzamento del processo di onboarding. Per la documentazione caricata è possibile prevedere, ove necessario, la firma della stessa con firma digitale. I documenti, firmati digitalmente, sono correttamente archiviati ed organizzati all'interno di fascicoli elettronici dedicati, ma soprattutto possono essere conservati elettronicamente: tutto questo assicura una gestione totalmente digitale della numerosa mole di documenti previsti all'interno di un processo di onboarding.
Il candidato riceve, a questo punto, direttamente una mail con tutta la documentazione di suo interesse allegata (Es. Proposta di assunzione finalizzata; Modello detrazioni; Modulo scelta TFR…): la mail viene generata ed inviata automaticamente da ARXivar.
La gestione così organizzata del processo è ulteriormente confermata dal monitoraggio da parte del sistema anche delle scadenze dei documenti soggetti a termini di tempo: dei task promemoria permettono un aggiornamento sempre allineato della documentazione.
Il tutto è sempre accessibile tramite ricerche dedicate che permettono una consultazione semplice e veloce dei documenti.
Risultati
Si è ottenuta una gestione organizzata e tracciabile del flusso di onboarding del personale.
È stato realizzato un processo in cui è prevista una gestione completamente digitale della documentazione, differentemente da prima dove al candidato veniva sottoposta un'importante mole di documenti, per la maggior parte in formato cartaceo.
Il candidato è abilitato alla firma elettronica. I documenti firmati digitalmente possono essere conservati mediante il servizio di Conservazione Elettronica a Norma, importante per la sicurezza nella gestione di dati sensibili.
La documentazione è automaticamente organizzata all'interno di Fascicoli elettronici dedicati, che consentono una consultazione veloce e semplice dei documenti.
Viene garantito un costante monitoraggio dello stato di avanzamento del processo oltre ad un monitoraggio delle scadenze dei documenti archiviati.
ONEDOC
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