Soluzione realizzata da Regesta
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il cliente desiderava automatizzare l'invio degli ordini di acquisto, inclusi i relativi allegati, immediatamente dopo l'approvazione interna.
Inoltre, richiedeva che il fornitore ricevesse un link per scaricare tutta la documentazione, con la possibilità di monitorare l'avvenuto download e, se necessario, revocare l'accesso in qualsiasi momento.
Realizzazione
ARXivar è da tempo conforme all'interfaccia ArchiveLink di SAP, grazie al connettore SAP-ARXivar sviluppato da Regesta. Questo connettore permette una gestione completa dei documenti in entrata e in uscita dall'ERP, integrando i flussi logistici e contabili sia attivi che passivi. Supporta la dematerializzazione, l'applicazione di timbri digitali, la gestione della posta elettronica, l'automazione dei processi di vendita e la gestione dei portafogli clienti e fornitori.
Di conseguenza, ARXivar è già pronto e compatibile per l'archiviazione degli ordini di acquisto tramite il connettore. Ogni volta che un ordine di acquisto viene rilasciato nel gestionale, la relativa stampa, con tutti i metadati, viene automaticamente archiviata in ARXivar. A quel punto, viene attivato un workflow che raccoglie gli allegati necessari e invia al fornitore un'email con un link personalizzato per il download dei documenti. La mail, inoltre, viene personalizzata con la grafica dell'azienda mittente.
Il cliente ha la possibilità di monitorare in tempo reale l'utilizzo del link, verificando se e quali documenti sono stati consultati. In caso di necessità (ad esempio, in caso di revisione), può revocare l'accesso ai documenti in qualsiasi momento.
Risultati
Grazie ad ARXivar, il cliente può automatizzare e centralizzare l'invio della documentazione ai fornitori, sfruttando appieno i workflow approvativi e le funzionalità avanzate della piattaforma.
Questo approccio ha reso il processo di comunicazione con i fornitori più efficiente, riducendo al minimo la possibilità di errori e migliorando il controllo su ogni fase del flusso documentale.
Regesta
Regesta è la società di consulenza informatica di Brescia che, dal 2007, offre servizi professionali basati su soluzioni SAP oriented di ultima generazione. Dal 2010 siamo Gold Partner SAP e nel 2023 abbiamo creato Regesta Group, la casa di tutte le Regesta People e delle loro competenze.
Oggi contiamo su un team di oltre 250 persone che collaborano con quasi altrettanti clienti, garantendo l’impegno e la flessibilità di un partner locale, insieme alla copertura geografica di un fornitore internazionale. I nostri consulenti e developer supportano le aziende nella gestione della complessità, affiancandole nella ricerca dell’eccellenza e della piena sostenibilità attraverso la digitalizzazione.
