Soluzione realizzata da MC3 Innovation
Settore: Multisettore
Funzione: Logistica
Esigenza
L’azienda cliente, società di noleggio e vendita di macchine e attrezzature da cantiere per il settore dell’edilizia e dell’industria, con l’introduzione del Decreto Legge 113/2018 e Decreto del Ministero dell’Interno 29/10/2021, risulta obbligata a trasmettere alla Polizia di Stato, tramite il sistema Ca.R.G.O.S., i dati identificativi del contratto di noleggio di veicoli e dei conducenti.
Il gestionale aziendale in uso non consentiva l’inserimento dei dati dei conducenti richiesti, né l’implementazione di un invio automatico al sistema Ca.R.G.O.S.
Dunque, l’esigenza principale era quella di disporre di un sistema per la raccolta e l’invio automatico dei dati dei contratti di noleggio dal gestionale in uso al portale della Polizia, che permettesse inoltre l’inserimento delle informazioni dei conducenti in modo semplice e intuitivo.
Prima dell’automazione di questo processo, il cliente doveva accedere quotidianamente al portale inserendo manualmente i dati del contratto e dei conducenti.
Realizzazione
Tramite Plugin Manager è stato possibile integrare ARXivar al sistema gestionale aziendale, per profilare i dati dei contratti e automatizzare l’intero processo, permettendo all’azienda cliente di gestire in modo più efficiente tutto il flusso.
A seguito della profilazione, viene avviato il workflow che prepara una maschera per l’integrazione delle informazioni dei conducenti, senza dover riportare quelle del contratto già compilate.
Dopo la compilazione, alla chiusura del task, il sistema esegue i seguenti passaggi tramite chiamate WEB API (con token criptato):
- verifica che i dati raccolti siano in formattati correttamente per l’invio al sistema Ca.R.G.O.S.;
- in caso positivo viene effettuata la trasmissione;
- in caso di errori, viene avviato un nuovo task all’utente interessato al fine di rettificare i dati inseriti.
ARXivar traccia ogni “passaggio” modificando lo stato del profilo, permettendo così agli utenti di sapere a che punto si trova il contratto.
Risultati
La soluzione implementata ha permesso di automatizzare efficacemente il processo di invio obbligatorio verso il portale Ca.R.G.O.S. garantendo la conformità normativa.
I vantaggi riscontrati dall’azienda cliente a seguito di questa implementazione sono stati molteplici:
- Riduzione dei tempi di gestione non dovendo ridigitare i dati dei contratti.
- Riduzione degli errori tramite controlli automatici attraverso il workflow.
- Facilità d’uso grazie a maschere guidate e assegnazione automatica delle attività.
- Tracciabilità completa di ogni operazione e invio.
Questa soluzione può essere un esempio da seguire per tutte le aziende di noleggio che, essendo obbligate a gestire tale flusso, desiderano efficientare il processo con i vantaggi sopra elencati.
MC3 Innovation
MC3 Innovation si occupa della fornitura, implementazione ed assistenza di soluzioni software in ambito di Work Flow e Document Management, Organizzazione Aziendale, Gestione dei Sistemi Integrati, Modello 231, Anticorruzione, Whistleblowing, per una conduzione più efficiente e sostenibile delle aziende.
La nostra offerta ha come obiettivo quello di snellire e migliorare l’organizzazione e l’efficienza delle organizzazioni a tutti i livelli, in base alle reali esigenze del cliente.
