Soluzione realizzata da TT Tecnosistemi
Settore: Servizi
Funzione: Amministrazione
Esigenza:
Questo progetto è stato realizzato per un'azienda che si occupa della gestione commerciale e pubblicitaria di importanti asset infrastrutturali e logistici distribuiti sul territorio italiano.
Il progetto nasce dall'esigenza di sostituire la vecchia soluzione di Documents & Workflow Management, implementando ARXivar NEXT e risolvendo problemi annosi che gli utenti hanno sempre avuto sulla soluzione precedente.
Realizzazione:
La realizzazione e l'implementazione in ARXivar Next del progetto è partita dalla rappresentazione delle entità presenti sull'attuale sistema tramite una gerarchia di classi documentali e campi aggiuntivi all'interno di Next.
Sono state implementate apposite procedure per l'importazione dello storico dei documenti presenti sull'attuale sistema: Contratti Attivi e Passivi, Advertising, Protocollo, Reclami, Incarichi per un totale di 500 mila profili. Nello specifico i metadati sono stati prelevati da apposite liste sul database dell'attuale sistema, ed il collegamento dei documenti è stato realizzato mediante campi custom di tipo Classebox.
È stato utilizzato il motore workflow per orchestrare il flusso tra gli interessati, sia per lo smistamento dei Protocolli (profilati anche mediante monitoraggio email) che dei Contratti, secondo ruoli e responsabilità definite in fase di Analisi. Il motore OCR ha abilitato la ricerca full text.
L'accesso ad ARXivar Next è stato configurato utilizzando Microsoft 365 come logon provider.
La formazione, prima ad un gruppo ristretto poi a tutti gli interessati, e la creazione di un'apposita manualistica ha facilitato la Digital Transformation.
Risultati:
Attraverso l'utilizzo del software ARXivar, sono stati raggiunti i seguenti risultati:
- importazione dello storico mantenendo il contenuto documentale ed informativo;
- miglioramento di alcune inefficienze presenti nel vecchio sistema;
- l'implementazione di una nuova piattaforma, maggiormente supportata e che potrà essere utilizzata per altre fasi progettuali.
TT Tecnosistemi
TT Tecnosistemi S.p.A. SB, società del gruppo Digital Value, è un system integrator di Information Technology dal 1984, oltre che Partner Arxivar Certificato GOLD. I clienti di TT Tecnosistemi possono contare su una struttura commerciale e tecnica efficiente, che affianca il cliente dalla scelta del prodotto migliore per soddisfare le proprie esigenze, all'installazione fino al post vendita di assistenza tecnica. L'obiettivo primario è quello di creare con il cliente una continuità di rapporto, reso stabile dalla fiducia e dalla professionalità dei propri addetti, supportandolo nella "Digital Transformation" in grado di migliorare Business e Processi sia strategici che operativi.
