Soluzione realizzata da Formula
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L'azienda cliente, in forte espansione, opera nella costruzione di impianti per la produzione di monomeri e polimeri e nello sviluppo di nuovi processi industriali per via biologica, con sede in Italia e stabilimenti produttivi e clienti all'estero.
L'esigenza del cliente era quella di digitalizzare e automatizzare tutta la documentazione dei processi amministrativi interni ma soprattutto automatizzare il processo di invio della documentazione destinata ai clienti, attività molto onerosa data la natura e la eterogeneità dei documenti trattati.
Prima dell'introduzione di ARXivar, dagli stabilimenti esteri venivano generati documenti dall'ERP o dai sistemi di produzione, della qualità o da vari sistemi dipartimentali. Tali documenti sono predisposti con diversi formati e personalizzati per il cliente. Si trattava in alcuni sono casi di documenti nativi digitali, in altri casi di scansioni che raggruppano più file insieme.
Dalle sedi estere, tali documenti venivano trasferiti giornalmente alla sede Italiana, dove venivano separati ed organizzati ed eventualmente uniti ad altri per l'invio finale a ciascun cliente. Tale attività di smistamento e riconciliazione richiedeva mediamente l'impegno di una risorsa quasi full time.
Realizzazione
Uno strumento di Intelligenza Artificiale è stato introdotto per la classificazione automatica dei documenti.
Grazie ad ARXivar, in connessione con il servizio AI "Document Intelligence" di Azure, il processo è stato completamente automatizzato.
I documenti prodotti dagli stabilimenti esteri vengono acquisiti giornalmente in ARXivar e, successivamente, vengono riconosciuti, classificati ed eventualmente separati, estraendone anche i dati essenziali al fine di riconoscere il cliente di destinazione. A questo punto, i documenti "generici" originali vengono perfettamente catalogati, classificati e identificati.
Grazie al passaggio precedente, ARXivar è in grado di collegarsi al sistema gestionale per poter unire alla pratica altri documenti già presenti nel database e comporre il dossier finale da spedire.
L'unica operazione manuale a cura dell'utente è quella di supervisionare ed approvare in via definitiva la spedizione dei documenti al cliente.
Risultati
L'applicazione di questo progetto è stata un successo per l'azienda cliente, la quale è riuscita ad azzerare in pochissimo tempo le attività manuali ed i costi dedicati ad una attività di basso valore aggiunto.
Inoltre, tra i benefici si è ottenuto:
- Maggiore velocità nell'invio di documenti al cliente
- Riduzione degli errori
- Archiviazione automatica dei documenti generati con metadati
- Azzeramento dell'archivio cartaceo
- Maggiore facilità nel reperire a posteriori i documenti
L'intero processo avviene in modo trasparente in una modalità di lavoro semplice e intuitiva.
Formula
Formula è il polo di riferimento sul mercato italiano per la fornitura di soluzioni innovative di business application per le imprese:
- ERP – CRM - CPM/BI – Tesoreria - Credit Management – Documentale – APS – MES
È GOLD Partner di Able Tech e dispone di una struttura di consulenti certificati ARXivar
Formula è parte di Impresoft Group, che unisce aziende diverse e complementari tra loro.
Tutte le aziende del Gruppo hanno in comune la straordinaria capacità di innovare e di aiutare le aziende ad affrontare e vincere la sfida della trasformazione digitale.
