Gestione approvativa e smistamento fatture passive | ARXivar

Il cliente, nota utility italiana nel settore della gestione integrata dei rifiuti urbani e assimilati, ha avviato una trasformazione digitale orientata alla standardizzazione dei processi in previsione delle numerose acquisizioni societarie fatte e previste per i prossimi anni.

Tale trasformazione avviene contestualmente all’avvio di un percorso strategico di evoluzione del proprio portafoglio di business verso un modello multiutility locale.

Tra gli obiettivi del progetto, erano compresi:

• Infrastruttura integrata in cloud;
• Ottimizzazione dei processi gestionali mediante standardizzazione ;
• Automatizzazione dei controlli dei documenti XML propedeutici alla registrazione;
• Centralizzazione dei canali di input dei documenti passivi (fatture elettroniche, extra CEE);
• Instradare opportunamente il processo approvativo in BTP;
• Automatizzare i flussi di conservazione in continuità alle registrazioni contabili.

Partendo dall’esigenza manifestata, è stato possibile realizzare un modello integrato e scalabile che consente di governare i flussi documentali attraverso le opportunità offerte dalle funzioni di ARXivar integrate a SAP in versione Rise:

• Archiviazione Fatture Passive
  • Adeguata configurazione del connettore standard ARXivar – ARXivar Invoice, parametrizzato per società, per l’importazione automatica delle fatture da SDI;
  • Maschere di profilazione per l’archiviazione dei documenti non elettronici;
  • Regole di plugin per l’import massivo delle fatture ricevute da società precedentemente acquisite mediante fusione.
• Metadatazione aggiuntiva e controlli XML 
  • Compilazione dei campi aggiuntivi mediante lettura tag XML con verifica dei tag relativi ai DDT, ODA, APS;
  • Estrazione degli allegati presenti nella fattura XML (“documento di cortesia”, allegati integrativi);
  • Verifica esistenza e stato di attivazione del fornitore in SAP Rise mediante chiamata API – Rest e arricchimento del profilo documentale con i campi codice Business Partner, ragione sociale SAP.
• Interrogazione dei documenti passivi tramite viste dedicate, con possibilità di visualizzare l’anteprima dei documenti XML in formato user-friendly.
• Monitoring degli stati di processo.
• Smistamento dei documenti passivi archiviati alle Direzioni SAP per l’approvazione e la conciliazione dei documenti logistici/di acquisto.
  • Smistamento automatico in base a regole di associazione cliente – fornitore in ARXivar;
  • Smistamento manuale eseguito dell’utente contabile addetto, mediante vista e maschera di modifica dedicata.
• Gestione integrata degli storni, con opportunità di re-inoltro, clonazione e inoltro del documento in SAP Rise per la nuova registrazione.
• Gestione integrata dei documenti e autofatture con relativo invio a SDI.
• Aggiornamento automatico degli stati e completamento profilo con dati di registrazione (Protocollo Iva, data registrazione, utente di registrazione).
• Invio in conservazione su piattaforma ARXivar eArchive, in modalità automatica o semi-automatica tramite connettore standard.

Grazie alle funzionalità disponibili in ARXivar, è stato realizzato un potente strumento mediante il quale il cliente può gestire in maniera centralizzata i documenti delle società della Multiutility.

La distribuzione dei documenti e le operazioni assegnate agli utenti sono governate coerentemente alla società di competenza di ognuno e alle mansioni/ruoli.

Sono stati raggiunti importanti risultati in ambito di:

• Standardizzazione delle procedure, pieno controllo del timing dei flussi e ottimizzazione dei processi.
• L’integrazione con i software ha consentito di automatizzare le fasi principali dei processi, riducendo sensibilmente i tempi di archiviazione, reporting e condivisione.
• Sono stati razionalizzati e ottimizzati i flussi di smistamento migliorando sia la qualità che l’efficienza.
• La conservazione a norma, conforme alle linee guida, garantisce validità giuridica ai documenti.
• La matrice delle riservatezze conferisce solidità e sicurezza agli archivi, che saranno governabili dagli amministratori di sistema, per tutto il ciclo di vita del contratto.
• Modularità e scalabilità della soluzione grazie allo sviluppo in modalità micro servizi.