Portale per la gestione della qualifica dei fornitori | ARXivar

La richiesta arriva da un’azienda con l’esigenza di creare un’interfaccia dedicata ai fornitori come supporto nel processo di qualifica, attraverso la presentazione di specifica documentazione e la compilazione di questionari.

L’obiettivo è la gestione strutturata, controllata e sicura dei documenti e dei dati relativi alle gestioni HR e QAS (Qualità, Ambiente e Sicurezza), indispensabili per definire lo stato di qualifica di ciascun fornitore che includono:

• Anagrafica del fornitore
  • Questionario di rating, specifico per macrocategoria operativa
  • Documenti obbligatori ai fini della qualifica
  • Documenti opzionali, utili ai fini del rating
• Anagrafiche dei lavoratori
  • Documenti obbligatori ai fini dell’abilitazione professionale nell’ambito aziendale

La soluzione parte dalla creazione di un plugin di tipo Route che racchiude in una sola interfaccia tutte le gestioni documentali e i dati di questionario, che poggiano su tabelle di staging, dato l’elevato numero di campi che contengono.

L’organizzazione GED prevede le seguenti classi documentali:

• AF: Anagrafica Fornitori
• AO: Anagrafica Operatori
• DF: Documenti Fornitori
• DO: Documenti Operativi
• TDF: Tipologie documenti Fornitori (classe di servizio)
• TDO: Tipologie documenti Operatori (classe di servizio)

Sfruttando il motore di workflow vengono gestiti:

Iter di qualificazione
Il gestionale ingaggia ARXivar, censendo l’anagrafica di un fornitore. Un workflow di servizio crea un’utenza ARXivar con la quale il fornitore potrà accedere al sistema e gestire la sua scheda, comprensiva di tutti i suoi dati e documenti.
Il fornitore, completato l’inserimento di dati e documenti, invia la richiesta di qualifica che innesca un workflow specifico. Vengono avviati tanti sottoprocessi di approvazione documentale, quanti sono quelli presenti.

Gli esiti di approvazione vengono raccolti e viene inviata un’email riepilogativa dell’esito di qualifica. Se non qualificato, si specifica la motivazione e vengono indicati quali sono i documenti rifiutati.

Gestione Lavoratori
Per ciascun lavoratore si avviano processi singoli di approvazione dei documenti presentati. Ciascuno fornisce un esito di approvazione o rifiuto. La gestione dei lavoratori è estranea al percorso di qualifica del fornitore.

Gestione scadenza documenti
Tutti i documenti presentati, sulla base della data di rilascio fornita, vengono arricchiti dei dati di scadenza, preavviso e sollecito. In base alle configurazioni caricate nelle classi di servizio, che per ciascuna tipologia forniscono validità (in mesi e giorni di preavviso (il sollecito è unificato a 7 gg dopo la scadenza).

Al raggiungimento della data di preavviso il documento viene posto “in scadenza” e un primo alert viene inviato al fornitore.
Al raggiungimento della data di scadenza, il documento viene posto in stato “scaduto” ed un nuovo avviso viene inviato. Se il documento è obbligatorio, il suo titolare viene invalidato (se si tratta di un documento fornitore, esso perde lo stato di qualifica; se si tratta di un lavoratore, perde l’abilitazione ad operare in azienda)

Se il rapporto con un fornitore si interrompe per oltre 1 anno (dalla data dell’ultimo ordine fornita dal gestionale), tutti i documenti presentati vengono rimossi al primo alert di scadenza (come da vincoli GDPR) ed il fornitore viene rimosso dallo stato di qualifica. Nondimeno, resta censito e può reiterare il processo di qualifica in qualsiasi istante, ripresentando la documentazione necessaria.

I risultati sono stati molteplici e di enorme valore.

• Iter di qualifica semplice e veloce: interfaccia unificata con tutti i dati.
• Condivisione attiva con il fornitore: il rapporto con il fornitore rimane attivo attraverso lo strumento in modo esclusivo.
• Opportunità di accelerare l’approvazione dei documenti utilizzando l’AI: istruendo il modulo AI di ARXivar al riconoscimento delle tipologie documentali gestite, il sistema può stabilire, con un buon margine di confidenza, la validità dei documenti presentati e quindi ridurre l’attività degli uffici HR ed HSEQ nei processi di verifica.
• Opportunità di gestire la firma elettronica di contratti e altra modulistica: il sistema può venire arricchito con la gestione di documenti da sottoporre a firma elettronica sia da parte del fornitore che dei referenti aziendali.