Gestione Protocollo in ARXivar: processo ottimizzato

L'azienda si trovava a fronteggiare sfide importanti nella gestione del protocollo, utilizzando uno strumento che presentava diverse limitazioni operative. La piattaforma in uso non consentiva una condivisione agevole dei protocolli tra gli utenti, né permetteva l'inserimento diretto dei dati da parte dei vari dipartimenti.

Di conseguenza, tutto il lavoro di gestione del protocollo era concentrato in un unico ufficio, causando rallentamenti, sovraccarico di lavoro, e limitando la trasparenza e l'accessibilità delle informazioni protocollate.

Era necessario uno strumento più avanzato, che offrisse funzionalità di condivisione e inserimento diretto, permettendo un accesso più distribuito e una gestione del protocollo più efficiente.

Per rispondere a queste necessità, è stato introdotto ARXivar, soluzione di Information e Process Management che ha rivoluzionato il sistema di gestione del protocollo. ARXivar consente agli utenti di inserire direttamente i metadati, sia in modalità manuale sia automatizzata, attraverso l'invio di una mail con i documenti allegati e i metadati inclusi nel corpo del messaggio.

Questo processo ottimizza notevolmente i tempi di inserimento: ARXivar acquisisce i documenti e interpreta automaticamente il testo della mail per popolare i campi necessari del protocollo.

Inoltre, grazie al workflow di gestione del protocollo, vengono attivati task che verificano l'integrità dei metadati e completano le informazioni mancanti. Questo permette di evitare interruzioni nel flusso di lavoro e garantisce che ogni documento sia trattato in modo accurato e completo.

La possibilità di utilizzare liste precompilate e filtri avanzati facilita ulteriormente l'inserimento dei metadati, rendendo il processo ancora più rapido e accurato.

L'introduzione di ARXivar ha trasformato profondamente la gestione del protocollo aziendale. Prima dell'adozione della nuova soluzione, l'Ufficio Protocollo si trovava a gestire una mole di lavoro onerosa, spesso incontrando difficoltà nel reperire e ordinare le informazioni.

Con ARXivar, l'inserimento dei protocolli è diventato più snello e distribuito: adesso gli utenti di diversi dipartimenti possono partecipare direttamente
all'inserimento e alla consultazione, riducendo il carico di lavoro centralizzato e migliorando l'accessibilità ai documenti.

In particolare, i benefici principali includono:
• efficienza nella ricerca: specifiche viste e filtri avanzati consentono agli utenti di filtrare e ordinare facilmente per la maggior parte dei metadati dei protocolli, semplificando il reperimento delle informazioni necessarie.
• visualizzazione migliorata: la possibilità di visualizzare in anteprima mail e allegati associati ai protocolli rende la consultazione più immediata.
• accessibilità estesa: tramite le API web service, i protocolli sono consultabili anche dal gestionale aziendale, facilitando l'integrazione e l'uso delle informazioni in altri processi.
• condivisione ottimizzata: la nuova configurazione rende i protocolli visibili a più utenti, sia tramite la lettura diretta delle mail sia tramite appositi metadati del protocollo, aumentando la trasparenza e la collaborazione tra i dipartimenti.

Grazie ad ARXivar, l'azienda è ora dotata di uno strumento flessibile e distribuito che migliora notevolmente la gestione del protocollo, ottimizzando l'efficienza, la collaborazione e la facilità di accesso alle informazioni.