Soluzione realizzata da GESCAD
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
L’azienda cliente gestisce attività legate a caldaie, condizionatori, ricambi e manutenzioni, ricevendo quotidianamente numerose richieste di preventivo.
Il processo precedente prevedeva diversi passaggi manuali, comunicazioni non strutturate e mancanza di una visione unificata sullo stato delle attività tecniche e amministrative.
Si presentava quindi la necessità di:
- centralizzare la gestione delle richieste di preventivi;
- suddividerle automaticamente per tipologia;
- coordinare in modo fluido tecnici, amministrazione e ufficio acquisti;
- garantire la corretta produzione dei documenti obbligatori (FGAS, ENEA, sicurezza…);
- monitorare tempi, carichi e performance tramite dashboard.
Realizzazione
È stato realizzato un workflow in ARXivar per gestire l’intero ciclo di vita della richiesta per la gestione preventivi.
1. Inserimento della richiesta di preventivo tramite maschera ARXivar, con scelta della tipologia (caldaia, condizionatore, ricambi, manutenzione…).
2. Avvio automatico del flusso in base alla tipologia con percorsi differenziati per:
- sopralluogo tecnico;
- richiesta ricambi;
- audit documentale;
- elaborazione del preventivo.
3. Coinvolgimento dei tecnici per il sopralluogo, con assegnazione automatica in base alla zona o disponibilità.
4. Gestione dell’esito del sopralluogo, con upload di foto, relazioni e documenti tecnici.
5. Passaggio all’amministrazione per:
- generazione o controllo dell’offerta;
- emissione della fattura;
- eventuali solleciti di pagamento.
6. Gestione di ordini e materiali tramite nodo dedicato per l’ufficio acquisti, con caricamento DDT, ordini a fornitore e tempi di consegna.
7. Integrazione documentale obbligatoria, con archiviazione e controllo di:
- certificazioni FGAS,
- documentazione ENEA,
- documenti di sicurezza (DVR, dichiarazioni conformità, libretti…).
8. Chiusura automatica del processo con riepilogo delle attività svolte e documentazione completa.
9. Dashboard finale con indicatori personalizzati:
- numero richieste per tipologia;
- tempi medi di evasione;
- sopralluoghi programmati vs eseguiti;
- costi e marginalità;
- segnalazioni in ritardo o bloccate.
Il flusso è stato progettato per essere modulare, tracciato e facilmente estensibile in base a nuove esigenze.
Risultati
L’introduzione del workflow ha permesso di ottenere:
- la centralizzazione di tutte le richieste di preventivo in un unico sistema controllato;
- la riduzione dei tempi di coordinamento tra tecnici, amministrazione e ufficio acquisti;
- tracciabilità completa di sopralluoghi, documenti e passaggi interni;
- maggiore precisione nella gestione dei materiali e degli ordini ai fornitori;
- riduzione degli errori grazie alla standardizzazione del processo;
- conformità garantita attraverso la gestione delle certificazioni FGAS, ENEA e i documenti di sicurezza;
- visione globale del processo tramite dashboard avanzate con statistiche e KPI;
- miglioramento dell’efficienza operativa e della qualità del servizio al cliente.
GESCAD
Gescad dal 1989 affianca i propri clienti per analizzarne le esigenze e sposarne gli obiettivi di sviluppo fornendo soluzioni tecnologiche integrate finalizzate al miglioramento dell'efficienza.
Oltre 30 anni di esperienza nel proporre servizi diversificati, anche destinati ad organizzazioni complesse, in una logica di partnership di lungo periodo con i propri clienti.
Innovazione e formazione costante, forte orientamento al problem solving e alla gestione per processi rappresentano il cardine della nostra cultura d'impresa.
