Gestione PEC dipartimentali | ARXivar

Oggi, più di prima, con l'obbligatorietà di legge di avere almeno una PEC ufficiale alla quale scrivere e con la quale rispondere ufficialmente, la gestione PEC manuale è diventata farraginosa e poco sicura.

Soprattutto in grosse realtà, dove ci sono molti indirizzi PEC da gestire, si sente l'esigenza di una soluzione che archivi automaticamente le PEC in arrivo e le PEC in uscita, e che gestisca al contempo l'invio dei messaggi all'ufficio competente, che deve essere in grado di rispondere alla richiesta pervenuta senza il possesso delle credenziali.

Questa esigenza è stata risolta con ARXivar NEXT, la piattaforma web di gestione documentale e dei processi, con la quale è possibile archiviare correttamente tutte le PEC aziendali dipartimentali.

È stata realizzata una Interfaccia di Amministrazione ad-hoc, di due tipologie differenti, con la quale gestire i collegamenti dinamici con l'ufficio di destinazione competente, che prevede lo smistamento automatico delle PEC, e l'ufficio di smistamento manuale.

• Nel primo caso, le PEC dipartimentali vengono inviate all'ufficio competente e viene avviato un workflow indirizzato al "capo ufficio", il quale destina il task (to-do list) ad un suo collaboratore.
• Nel secondo caso, la PEC viene inviata ad un "gestore" aziendale che, analizzando il contenuto e individua l'ufficio competente a cui destinare la PEC. A questo punto, come nel primo caso, il messaggio arriverà al "capo ufficio" che invierà il task ad un suo collaboratore.

Ogni PEC viene "sbustata", cioè, viene visualizzata "in chiaro", ed i suoi allegati vengono inseriti all'interno del profilo stesso, consentendo agevolmente, e senza avere nessun altro programma installato, di visualizzare il testo e gli allegati alla comunicazione. Una volta esaminata la PEC, l'ufficio competente può decidere di "chiudere" la pratica, lasciandola senza risposta, oppure può "rispondere" alla PEC tramite una interfaccia realizzata nel portale NEXT. Questo portale permette di comporre il testo della risposta "outlook-style", consentendo quindi la formattazione del carattere, inserimento di grafiche, allegati etc.

Le ricevute di Accettazione e Consegna, che hanno validità legale per dimostrare l'effettiva trasmissione della PEC, vengono automaticamente collegate ed inserite sul profilo della PEC come "allegato interno".

L'intero processo avviene all'interno del portale di ARXivar NEXT e l'operatore gestisce il tutto senza conoscere i dettagli della casella PEC aziendale, come nome utente e password. Sul workflow realizzato ad-hoc per la procedura, esistono delle tempistiche per la lavorazione della pratica ed è previsto l'invio di reminder tramite e-mail all'operatore e al "capo ufficio". Quest'ultimo, inoltre, può indirizzare la pratica ad un operatore diverso anche dopo averla già assegnata a qualcuno.

La funzione di smistamento aziendale ha sempre visibilità sui movimenti e sugli eventuali "ritardi" nelle lavorazioni, oltre ad avere la possibilità di inviare, sempre tramite portale NEXT, solleciti e/o richiesta di chiarimenti sulla pratica.

Per questioni di sicurezza, vengono applicate delle riservatezze aziendali ai messaggi PEC, permettendo la visualizzazione delle comunicazioni dipartimentali solamente all'ufficio di competenza.

Come ogni documento aziendale, le PEC devono essere conservate a norma per 10 anni. Per questa ragione, alla fine del processo di lavorazione, i messaggi PEC vengono inviati automaticamente all'interno del sistema di conservazione sostitutiva a norma IX-CE, insieme alle relative ricevute.

I principali benefici derivanti dall'applicazione di questa soluzione per la gestione PEC sono:

• Riduzione della carta.
• Archiviazione organizzata delle PEC.
• Ricerca veloce e controllata.
• Visualizzazione veloce e compatta dei messaggi.
• Visualizzazione degli eventuali allegati.
• Mantenimento della PEC originale.
• Gestione sicura delle riservatezze.
• Conservazione a norma delle PEC e delle ricevute.
• Todo List semplici e complete per gli uffici competenti
• Interfaccia amministrativa per il controllo degli automatismi.
• Nessuno oltre all'IT deve essere a conoscenza della password della PEC.
• Possibilità di smistare le PEC anche da smartphone.