Soluzione realizzata da Adawen
Settore: Automotive
Funzione: Vendite
Esigenza:
Il processo nasce per rispondere alla necessità dell'azienda cliente di adottare un sistema digitale e sicuro che consenta di gestire lo stato di avanzamento delle contestazioni rivolte al trasportatore e di ottenere una reportistica dettagliata al riguardo.
Realizzazione:
La soluzione adottata prevede l'utilizzo della piattaforma ARXivar per gestire in modo strutturato l'intero ciclo di vita delle contestazioni: dalla ricezione e classificazione, al monitoraggio dello stato di avanzamento, fino alla generazione di reportistica dedicata.
Le contestazioni pervengono tramite casella PEC e vengono automaticamente archiviate in ARXivar. La presenza di una nuova contestazione attiva un task, notificato al gruppo incaricato della gestione. L'utente che prende in carico il task dovrà inserire una serie di informazioni utili all'identificazione del destinatario e alla classificazione della contestazione.
Una volta individuato il lavoratore e definita la tipologia di contestazione, il sistema apre un nuovo task per stabilire la data di consegna della comunicazione. A seguire, un ulteriore task consente di valutare se sia necessario adottare un provvedimento disciplinare.
Nel caso venga deciso di procedere con un provvedimento disciplinare, si attiva un task dedicato che permette di specificarne la tipologia e allegare la relativa documentazione alla contestazione all'interno del sistema.
Il processo include inoltre:
- la possibilità di allegare documenti in qualsiasi fase, direttamente nei task attivi;
- la gestione delle note tra gli utenti coinvolti, per condividere informazioni aggiuntive. Tutte le note vengono salvate come parte integrante del profilo della contestazione al termine del processo;
- l'assegnazione di uno stato specifico per ciascuna fase, consentendo il monitoraggio puntuale dell'avanzamento tramite una vista dedicata, realizzata appositamente per tracciare l'intero workflow.
Risultati:
L'introduzione del nuovo flusso di gestione ha generato numerosi vantaggi operativi, tra cui:
- Maggiore efficienza operativa
L'automazione della classificazione e dell'archiviazione delle contestazioni ricevute via PEC ha ridotto significativamente le attività manuali, ottimizzando il flusso di lavoro e migliorando la gestione complessiva del processo. - Organizzazione interna più strutturata
Ogni contestazione viene gestita secondo un percorso definito, con task assegnati in modo chiaro e puntuale. La tracciabilità di ogni fase garantisce il rispetto dell'ordine delle attività, favorendo una gestione coerente ed efficace. - Tempi di gestione ridotti
Grazie all'automazione dei task e alla semplificazione delle attività decisionali, come la valutazione di eventuali provvedimenti, si è ottenuta una notevole riduzione dei tempi di risposta e di completamento dell'intero iter. - Maggiore trasparenza e controllo
Il tracciamento continuo di ogni fase del processo consente a tutti gli utenti coinvolti di disporre di una visione aggiornata e condivisa dello stato delle contestazioni, aumentando la trasparenza e la visibilità sul workflow in tempo reale.
Adawen
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